Архивирование документов

2.1.6. Архивирование документов

Как уже было упомянуто в пункте 2.1.1. существуют два вида архивов документов: статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы и динамические архивы (либо системы управления документами), работающие как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.

Ниже будут рассмотрены задачи статических и динамических архивов.

2.1.6.1. Задачи статических архивов

Архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения перечисленных ниже задач.

Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях информации. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами: стоимостью хранения мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциальны друг другу, и в зависимости от решаемых задач приходится выявлять их оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. На выбор носителя информации также влияет срок хранения информации на данном носителе.

Иногда для ряда задач нужны системы хранения, состоящие из разнотипных носителей информации. Например, для оперативного доступа требуется применение высоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно, для таких гетерогенных систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между ними. Миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (скажем, после истечения 90 дней со дня создания документ должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель), либо автоматически, в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу. Программное обеспечение, которое ответственно за автоматическую миграцию документов, носит название Hierarchical Storage Management (HSM).

Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная система должна учитывать (в отличие от хранения и учета электронных документов) бумажные и микрографические документы. То есть система будет хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций, как-то: выдачи документа, его возврата и т. п.

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудит работы. Архивной системе необходима защита на уровне документа, т. е. каждый документ должен иметь ассоцированный список пользователей, которые имеют право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот список операций может представлять следующий набор: просмотр и печать документа, право изменять его карточку.

Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, его породивших. Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, которые позволяют получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоемких приложений.

Поддержка аннотирования документа. Иногда для обеспечения коллективной работы с документом пользователям необходима возможность вносить в документ комментарии, не изменяя его основного содержания (в этом состоит отличие от редактирования самого документа). Комментарии (стрелки, знаки, текст, выделения цветом) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к автору, создавшему эти комментарии.

В качестве характерного примера реализации статического архива можно привести стандартную imaging-систему типа WaterMark, PaperWise, ImageWise.

2.1.6.2. Дополнительная функциональность динамических архивов

Для динамических архивов обязательны следующие функции:

Поддержка коллективной работы с документом, которая выражется в обеспечении целостности документов. Для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирование, что предотвращает одновременное редактирование одного и того же документа несколькими пользователями и, тем самым, возможные конфликты; предоставлении возможности в рамках одного документа работать одновременно нескольким пользователям. Для этого вводятся понятия версии и подверсии документа, т. е. один документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько подверсий; наличии в рамках одного документа и одной версии (подверсии) нескольких его представлений в разных форматах.

Составные документы. Каждый документ может представлять собой совокупность других. В этом случае он носит название составного, или контейнера, а в делопроизводстве - «дела». По своим характеристикам он аналогичен простому. В него объединяют документы с помощью нескольких типов связей, определяющих, какие версии помещаются в контейнер (например последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п.). Заданные связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в контейнер. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет производить его окончательную сборку, оно зависит от конкретного формата.

Распространение опубликованных документов. Иногда, после публикации документа, его необходимо распространять. В основном это происходит двумя путями: или через систему электронной почты, рассылкой, или через Internet, публикацией на Web-сервере.

Расширенный спектр прав доступа к документу, а именно: на редактирование, на публикацию, на снятие публикации и на создание новой версии.

2.1.6.3. Структура архива данных

Принцип организации хранения документов в системе изолирует пользователя от физического хранилища документов по двум причинам:

1. При доступе к библиотеке, пользователь не знает, где располагается база данных, и не знает, где располагается сервер, который открывает доступ к базе. Вся эта информация находится под управлением специального приложения.

2. Внутри библиотеки, пользователи работают с логической организацией документов. Они ничего не знают о физической организации библиотеки.

Физическое хранилище скрыто от пользователей, но может в полной мере контролироваться разработчиками и администраторами. Система хранит объекты документов в реляционной базе данных. Содержание документа может храниться различными способами. Обычно это выглядит так: очень маленькие (меньше 2k) объекты хранятся прямо в базе данных; маленькие объекты (меньше 64k) хранятся в базе данных в виде 'Больших Бинарных Объектов' (Blobs); объекты большего объема хранятся в любом файловом виде, в месте, которое доступно серверу системы.

Для данных, хранящихся на внешних носителях, существует несколько уровней ссылок на объекты, которые помогают определить последнее местоположение файла с содержанием. Каждый объект содержания имеет параметр, который указывает на объект хранилища для конкретного объекта содержания. Обычные объекты хранения файлов имеют параметр, который делает ссылку на объект расположения. Объект расположения имеет параметр, который указывает полный путь к хранилищу файлов. Это дает верхний уровень каталога хранения файлов для объекта хранения. Четыре уровня подкаталогов автоматически создаются внутри него, основываясь на внутренних идентификаторах.

Не существует ограничения на количество объектов хранения, которые могут использоваться всеми базами данных.

Похожие работы

Организация документооборота с помощью "Visual Basic for Application"

Скачать

216919

8

10

... проекта. В этом случае редактор кода вызывается кнопкой View Code (Просмотр кода) панели инструментов окна Проводника. 2.3 Характеристика программы Данная программа написана на языке Visual Basic 6.0 и представляет собой 1 приложением, предназначенных выполнять все функции, которые требуются заданию. В конечный продукт входит 1 откомпилированное приложения, размер которого составляет ...

Управление и экономика фармации

Скачать

276112

0

1

... ЛС (отбор жизненно важных ЛС, обеспечение их безопасности и качества, рациональное применение и т.д.) зафиксированы далеко не все из средств, имеющихся в арсенале управления, организации и экономики производства, и основное внимание сосредоточено на конечных результатах, а не на действиях по их достижению. Государственный комитет Основными целями деятельности Государственного комитета являются ...