Особенности управления документами, состоящими на архивном хранении

6.2 Особенности управления документами, состоящими на архивном хранении

В рамках очередного параграфа уважаемым читателям предлагается рассмотреть особенности управления документами, состоящими на архивном хранении предприятия. В этой связи мы остановимся преимущественно на вопросах обеспечении сохранности документов в процессе их хранения и использования. Отметим, что управление документами, состоящими на архивном хранении, предусматривает организацию, осуществление и контроль за осуществлением .мероприятий по:

рациональному размещению документов;

упорядоченному движению (перемещению) документов;

обеспечению надлежащего физического состояния документов;

.

копированию документов (в частности, в целях создания страхового фонда и фонда пользования).

В необходимых случаях, кроме того, могут проводиться мероприятия по возвращению в архив документов, сроки, выдачи которых во временное пользование истекли, а также по розыску необнаруженных документов.

Сохранность документов, состоящих на архивном хранении, обеспечивается:

поддержанием зданий (помещений) архива, их оборудования и систем жизнеобеспечения в надлежащем состоянии;

соблюдением оптимальных параметров режимов хранения, в том числе светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов;

рациональным размещением документов непосредственно в местах храпения (хранилищах).

Не меньшее значение для обеспечения сохранности документов имею), кроме того, установление и неукоснительное соблюдение порядка их перемещения при использовании, а также своевременное и полное проведение мероприятий по проверке наличия и состояния документов. Это обстоятельство побуждает нас остановиться на перечисленных вопросах более подробно.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование документов, состоящих на архивном хранении, допускается для:

исполнения запросов социально-правового характера, поступивших в установленном порядке от юридических и физических лиц;

работы внутри предприятия и приспособленных для этой цели местах (например, в постоянно функционирующем при архиве читальном зале);

работы за пределами предприятия, в том числе при подготовке информационных мероприятий, в СМИ и иной публикационной деятельности.

Во многих случаях выполнение соответствующих мероприятий и (задач) предполагает передачу документов во временное пользование – т. е. выдачу по запросу и последующий прием в места хранения. В меньшей степени это касается исполнения запросов социально-правового характера, удовлетворение которых осуществляется посредством предоставления обратившимся сторонам, надлежащим образом оформленных архивных справок, архивных выписок или архивных копий — без передачи во временное пользование самих документов.Выдача дел (документов) во временное пользование должност| -ным лицам (структурным подразделениям) предприятия произво дится с ведома руководителя архива под роспись в карте-заместите-] ле и листе использования дела на срок не более 30 дней, который необходимых случаях может быть продлен еще на 30 дней после тоги как будет удостоверена сохранность переданного во временно-пользование дела (документа). Выдача и возврат дела документа на место хранения фиксируются в книге (журнале) выдачи дел.

Передача дел (документов) во временное пользование другим предприятиям (организациям, учреждениям) на срок не более 3 месяцев оформляется актом (см. ранее), один из экземпляре которого выдается получателю документа, а второй остается в архив. Акты подписываются руководителями предприятий с заверение подписей гербовыми печатями.

Состояние дел, возвращаемых в архив после получения во временное пользование, должно быть проверено в присутствии лиц возвращающего дело. Проверке подлежат комплектность дела (об разующих его документов) и состояние дела на предмет отсутствия— механических и иных повреждений. Выявленные недостатки фиксируются в акте. Кроме того, с целью проверки общего наличия состояния дел (документов) в архиве проводятся регулярные проверки, в ходе которых устанавливаются фактическое наличие документов, соответствие фактического наличия дел документ-данным учета, количество дел документов, подлежащих реставрации и (или) профилактической обработке, а также количество обнаруженных документов".

Одновременно выявляются и по возможности устраняются недостатки в учете дел (документов) архива.

Комплексные проверки наличия и состояния дел документов должны проводиться в архиве не реже одного раза в 5 лет. Проверю дел (документов), подлежащих передаче на ведомственное (государственное), хранение, проводятся непосредственно перед началом соответствующих подготовительных мероприятий. Единовременные (внеплановые) проверки проводятся:

после перемещения дел (документов) в другое помещение архива:

после чрезвычайных происшествий (в частности, связанных с фактами несанкционированного доступа в места хранения посторонних лиц);

при смене руководства архива:

при реорганизации (ликвидации) предприятия.

Выявленные недостатки фиксируются в акте проверки. Пример акта представлен на стр. 102—103. Отметим в заключение, что хранение документов в архиве предприятия должно производиться в пределах сроков, установленных для соответствующих документов. Сведения о сроках хранения основных видов документов в архиве предприятия представлены в таблице 11

Таблица 11. Сведения о сроках хрипения основных видов документов, а архиве предприятии

РАЗДЕЛ 3

Особенности подготовки документов предприятия

Глава 7

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ