Организация делопроизводства как структура, обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации

3.2 Организация делопроизводства как структура, обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации

В соответствии с разд. 5 ГСДОУ делопроизводство (ДОУ) предприятия (организации, учреждения) «осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения». Необходимо подчеркнуть, однако, что в тех случаях, когда формирование такой службы (условно — службы ДОУ) или другого аналогичного по функциональному назначению структурного подразделения представляется нецелесообразным, например, в силу сравнительно небольших потребностей предприятия в документированной информации выполнение задач (действий) по подготовке и обработке управленческих документов следует возложить на специа1ьно уполномоченное и надлежащим образом подготовленное к их выполнению должностное лицо (в том числе по совместительству) — секретаря, инспектора и пр. Такой вариант является оптимальным для так называемых малых предприятий. В качестве функционального предназначения службы ДОУ (выполняющего се функции должностного лица) ГСДОУ определяет внедрение на предприятии единого порядка работы с документами (их подготовки и обработки), а также последующее совершенствование форм и методов указанной работы, в том числе посредством более широкого применения средств автоматизации и механизации делопроизводственных процессов. Этот же раздел документа определяет общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности, а также нормирования работ по делопроизводству (ДОУ). Общие указания относительно требований к организации рабочих мест и обеспечению условии труда работников службы ДОУ содержатся в прил. 12 к ГСДОУ. Наконец, согласно данному приложению в качестве основных организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы, следует рассматривать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Все перечисленные вопросы имеют особое значение для надлежащего функционирования службы ДОУ и будут соответствующим образом освещены далее. А сейчас остановимся на предусмотренных ГСДОУ вариантах организационной структуры, или организации службы ДОУ.

Так, обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов Федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на упраа1ения делами в составе:

секретариата (включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекции при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);

отдела писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в ад рее министерств; (ведомства, организации, учреждения);

отдела совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

центрального архива (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 3.

В свою очередь, обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:

группы (отдела) учета и регистрации;

группы (отдела) контроля;

Схема 3. Примерная организационная структура управления делами

Схема 4. Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия

группы (отдела) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

группы (отдела) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

секретариата; экспедиции; машинописного бюро; копировально-множительного бюро; архива.

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Что касается негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., то в них структура службы ДОУ (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 5.

Схема 5. Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственном предприятия (организации). (Данные должности могут наметаться специалистами административного отдела Прим. авт.)

Наконец, обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлении) общественных организаций предписывается возлагать на общие отделы в составе:

секретариата;

канцелярии (группы делопроизводства);

группы контроля;

протокольной группы;

группы совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группы рассмотрения писем (жалоб);

машинописного бюро;

копировально-множительного бюро;

архива.

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти), аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 6.