Делопроизводство

2.2. Делопроизводство

32. Документирование: запись информации на различных носи
телях по установленным правилам.

33.Правила документирования: требования и нормы, устанавли
вающие порядок документирования.

34.Система документации: совокупность документов, взаимосвя
занных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы де
ятельности, единых требований к их оформлению.

35.Унифицированная система документации (УСД): система доку
ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содер
жащая информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности.

36.Вид письменного документа: принадлежность письменного
документа к системе документации по признакам содержания и це
левого назначения.

37.Наименование документа: обозначение вида письменного до
кумента.

38.Оргашкашншно-рашорядительный документ: вид письменного
Документа, в котором фиксируют решение административных и орга
низационных вопросов, а также вопросов упраачения, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учрежде
ний, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лии.

39. Реквизит документа: обязательный элемент оформления офи-
Циального документа.

40. Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть
 Реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наноси
мая при его изготовлении.

41. Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть рек-
 визита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

ражение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

71. Дело: совокупность документов или документ. относящееся
к одному вопросу или участку деятельности, помешенные в отдел
ную обложку.

72.Формирование дела: группирование исполненных
тон в дело в соответствии с номенклатурой дел и система
документов внутри

73.Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствий
с установленными правилами.

74.Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и co
держании документов в деле.

75.Номенклатура дел: систематизированный перечень
 дел. заводимых в организации, с указанием сроков их храня!
ним. оформленный в установленном порядке.

76.Индекс номер дела: цифровое
вое обозначение дела п номенклатуре дел организации.
на ею обложку.

2.3. Архивное дело

77. Архив: организация или ее структурное подразделен,
шестштяюшие прием и хранение архивных документов с полью
пользования.

78.Архивохранилище: специально оборудованное помещение длЛ1
хранения архивных документов.

79.Профиль архива: установленный для архива состав для доку
ментов, подлежащих хранению

80.Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий
сохранению п силу его значимости для общества и равно имеющим
ценность для собственника.

81.Архивный фонд: совокупность архивных документов.
 или логически связанных между собой.

82.Архивный фонд Российской Федерации: совокупность докуме
тов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическом
политическое или культурное значение, отражающих материал
и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой!
частью историко-культурного наследия народов Российской Феде
рации.

83.Государственная часть Архивною фонда Российской Федерации:

архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

84.Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде
рации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся соб
ственностью негосударственных юридических лиц, собственностью
физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российс
кой Федерации на основании соглашения (договора) с собственни
ком после экспертизы их ценности.

85.Объединенный архивный фонд: архивный фонд, сформирован
ный из документов двух или более фондообразователей, имеющих
между собой исторически обусловленные связи.

86.Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, со-
стояший из архивных документов, образовавшихся в жизни и дея
тельности физического лица, семьи, рода.

87.Архивная коллекция: совокупность документов, образовавших
ся в деятельности различных фондообразователей и объединенных
по одному или нескольким признакам.

88.Комплектование архива: систематическое пополнение архива
документами в соответствии с его профилем и действующим зако
нодательством.

89.Источник комплектования: юридическое или физическое лицо,
чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

90.Документальный фонд: совокупность документов, образую
щихся в деятельности юридического или физического лица.

91.Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в де
ятельности которого образуется документальный фонд.

92.Фондирование документов: распределение документов по ар
ивным фондам и архивным коллекциям.

93.Ценность архивного документа: свойства архивного докумен
та, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, по
литическое значение.

94.Запретная дата документа: дата, означающая, что документы,
возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценно
сти не подвергаются п уничтожению не подлежат.

95.Экспертиза ценности документов: отбор документов на госу
дарственное хранение или установление сроков их хранения на ос
нове принятых критериев.

96.Перечень документов со сроками хранения: систематизирован-
ый список видов и категорий документов, содержащий норматив
ные указания о сроках их хранения.

97.Выборочный прием документов на постоянное хранение: при
ем на постоянное хранение отдельных видов документов органи-

98Негосударственная часть Архивного фонда Российской Феде
рации: архивные фонды и архивные документы, являющиеся соб
ственностью негосударственных юридических лиц, собственностью
физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российс
кой Федерации на основании соглашения (договора) с собственни
ком после экспертизы их ценности.

98.Объединенный архивный фонд: архивный фонд, сформирован
ный из документов двух или более фондообразователей, имеющих
между собой исторически обусловленные связи.

99.Архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, со-
стояший из архивных документов, образовавшихся в жизни и дея
тельности физического лица, семьи, рода.

100.Архивная коллекция: совокупность документов, образовавших
ся в деятельности различных фондообразователей и объединенных
по одному или нескольким признакам.

101.Комплектование архива: систематическое пополнение архива
документами в соответствии с его профилем и действующим зако
нодательством.

102.Источник комплектования: юридическое или физическое лицо,
чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

103.Документальный фонд: совокупность документов, образую
щихся в деятельности юридического или физического лица.

104.Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в де
ятельности которого образуется документальный фонд.

105.Фондирование документов: распределение документов по ар
хивным фондам и архивным коллекциям.

106.Ценность архивного документа: свойства архивного докумен
та, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, по
литическое значение.

107.Запретная дата документа: дата, означающая, что документы,
возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценно
сти не подвергаются п уничтожению не подлежат.

108.Экспертиза ценности документов: отбор документов на госу
дарственное хранение или установление сроков их хранения на ос
нове принятых критериев.

109.Перечень документов со сроками хранения: систематизирован-
ый список видов и категорий документов, содержащий норматив
ные указания о сроках их хранения.

110.Выборочный прием документов на постоянное хранение: при
ем на постоянное хранение отдельных видов документов органи-

110.Постоянное хранение документов: бессрочное хранение доку-
 в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

111.Документ постоянного хранения: документ, которому в соот-
вегсгвии с нормативными документами и иными правовыми акта
ми установлено бессрочное хранение.

112.Документ временного хранения: документ с установленным сро
ком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

113.Ограничительный срок секретного хранения архивных докумен
тов: срок засекречивания сведений, установленный законодатель
ными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к
документам государственной части Архивного фонда Российской
Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

114.Учет архивных документов: установление количества и состава
архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежнос
ти каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их
количеству в учетных документах.

116 Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

117.Единица хранения архивных документов: учетная и классифи
кационная единица, представляющая собой физически обособлен
ный документ или совокупность документов, имеющая самостоя
тельное значение.

118.Единица учета архивных документов: единица измерения ко
личества документов в архиве.

119.Учетные документы архива: комплекс документов установ
ленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество,
состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Карточка (архивного) фонда: учетный документ, содержащий
название, сведения о количестве, составе документов архивного
фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного

 государственного учета архивных документов Архивною фом да

Российской Федераини.

121. Список (архивных) фондов: учетный документ, содержащий; перечень официальных наименований хранящихся, выбывших ипосшшюших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

122. Лист (архивного)фонда: учетным документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание местах равнения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

123. Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содер-1лишим перечень документов деда с указанием порядковых номеров }документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

124. Проверка наличия {состояния] дел: устаноатение соответствия 1реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

125.Научно-информационная деятельность архива: создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

126.Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и Д1Я обеспечения законных прав и интересов граждан.

127.Публикация архивных документов: подготовка документов-изданию в соответствии с установленными правилами.

128.Система научно-справочного аппарата к документам архива: комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автомагизи-1роианных информационно-поисковых систем о составе и содержа-•'нии документов, создаваемых на единых научно-методических ocновах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

129.Историческая справка к архивному фонду: документ, содер-1жашин сведения но истории фондообразователя и архивного фон-1да, краткую характеристику состава и содержания его документов и Iнаучно-справочного аппарата.

130.Архивный справочник: справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

Межархивный справочник: архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.

131.Архивная опись: архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

132.Путеводитель по (архивным) фондам архива: архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный, ознакомления с его составом и содержанием.

133.Обзор архивных документов: архшшый справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.

135.Архивный каталог: архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

136.Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

137.Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

138.Архивная справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмет запроса, с указанием поисковых данных документов.

139.Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием

. его поисковых данных.