Аудит учета использования материально-производственных запасов, списания недостач, потерь и хищений

3. Аудит учета использования материально-производственных запасов, списания недостач, потерь и хищений.

Финансовые показатели деятельности организации зависят от выбранного метода оценки запасов. Материально-производственные запасы списываются в производство согласно принятой учетной политике по средней себестоимости. При проверке выявлено, что данный метод оценки неизменно применялся в течение всего года. Было проверено несколько первичных документов на оприходование, чтобы определить точность оценки определенной партии запасов, т. е. проверить, правильно ли рассчитана средняя цена.

На предприятии не определен четкий порядок передачи материальных ценностей с цехового склада в производство. Списание материалов оформляется актами произвольной формы, содержащими обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемым к первичным учетным документам. Акты на списание материалов утверждаются заместителем директора коммерческого департамента, в отдельных случаях, начальником отдела материально-технического снабжения, не уполномоченным на то приказом руководителя.

На предприятии не разработаны нормы расхода материалов на ремонтно-эксплуатационные нужды и текущий ремонт. Списание материалов на данные виды работ производится по факту, без подтверждения данного расхода материалов расчетами. В актах на списание материалов за 1-е полугодие проверяемого периода не всегда указывается инвентарный объект, на который производится списание.

В состав комиссии по списанию материалов в цехах включены материально-ответственные лица (кладовщики), с подотчета которых списываются материальные ценности.

В нарушение п.18 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом МФ РФ № 33н от 06.05.99г. в январе, феврале 2001г. списаны материалы на сумму 35,9 тыс. руб. и необоснованно включены в себестоимость, так как данные материалы фактически израсходованы в октябре, декабре 2000г. Указанная сумма должна быть отражена в учете в качестве убытков прошлых лет. В результате отражена недостоверная информация на бухгалтерских счетах учета товарно-материальных ценностей.

В феврале 2001г. без оформления акта выполненных работ включены в себестоимость и списаны материалы на сумму 73,5 тыс. руб. на ремонт железнодорожных путей. Дефектная ведомость, представленная для проверки для подтверждения выполнения работ и обоснованности списания материалов фактически являются документом ЗАО «Завод синтетического спирта», которое является дочерним обществом ОАО «Орскнефтеоргсинтез». Ведомость утверждена главным инженером ОАО «Орскнефтеоргсинтез» 14.08.2001г.

В соответствии со статьей 9 п.п.1,2 Федерального Закона № 129-ФЗ от 21.11.96г. все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В нарушение указанного порядка, на предприятии не принимаются к учету документы не типовой формы, что лишает их юридической силы (накладная на отпуск материала на сторону, накладная на внутреннее перемещение).

По состоянию на 01 января 2001г. на балансовом счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» числится дебиторская задолженность на сумму 329,9 тыс. руб., которая образовалась, начиная с 1995г., и к концу проверяемого периода составила 699,2 тыс. руб. Согласно справке юридической службы Общества, сведения по фактам недостач на сумму 124,6 тыс. руб. в юридическую службу не передавались и в настоящее время пропущены все сроки исковой давности. Не переданы в юридическую службу Общества материалы по факту недостачи товарно-материальных ценностей по результатам инвентаризации в цехе биохимической очистки в апреле 2001г. – 1,2 тыс. руб. Из выше перечисленного видно, что по дебиторской задолженности в сумме 169,7 тыс. руб. срок исковой давности истек.

В соответствии с п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом МФ РФ от 29.07.98г. № 34н, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относится на финансовые результаты, что Обществом не сделано. В нарушение приказа от 19.09.01г. № 636п «О проведении годовой инвентаризации имущества и обязательств» инвентаризация расчетов в части документальной проверки правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете суммы дебиторской задолженности по недостачам и хищениям не проведена.

Отпуск топлива на автозаправочной станции осуществляется через топливно-раздаточные колонки типа НАРА-27М1С. Счетные устройства колонок опломбированы пломбами Государственной нефтеинспекции Оренбургской области. Работа операторов автозаправочной станции организована в 1-сменном режиме. В своей работе оператор руководствуется Инструкцией по охране труда и договором о полной материальной ответственности, заключенными с администрацией Общества. На предприятии не разработана Инструкция по учету горюче-смазочных материалов для оператора автозаправочной станции. Сменные отчеты операторов автозаправочных станций (форма № 25-НП) не ведутся. Отчеты оформляются один раз в месяц и передаются в бухгалтерию. Результаты замера уровня и расчета объема нефтепродукта в каждом резервуаре, показания указателя суммарного счетчика на начало и конец смены и определяемую фактическую погрешность всех топливно-раздаточных колонок операторы не оформляют документально. Не определяется ежедневная температура и плотность нефтепродукта в резервуарах. В конце месяца на автозаправочной станции проводится инвентаризация, результаты которой оформляются актом снятия остатков в емкостях. Расчеты остатков топлива проводится в объемных единицах без пересчета в весовые.

При проверке операций по реализации материалов, прежде всего, проверялась целесообразность таких операций, правильность оформления всех документов - договоров, доверенностей, товарно-транспортных накладных и других первичных документов (в частности, выделен ли в них отдельной строкой НДС).

Операции по реализации отражены в учете по кредиту счета 10 "Материалы " и дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и одновременно по дебету счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками " и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, причитающиеся к получению с покупателей за реализуемые им материалы. Ошибок в ходе проверки не выявлено.

Состав постоянно действующей комиссии на списание товарно-материальных ценностей должен определяться приказом руководителя организации. Такого приказа на предприятии нет, так как приказы Производственного объединения «Оркнефтеоргсинтез» от 18.04.88г. № 121п и от 18.04.94г. № 36, предъявленные для проверки таковыми не являются, то есть предприятие работает по не обновленным документам.

Проверялась правильность отражения в учете операций с тарой, в частности правильность формирования и отражения учетной стоимости тары, так как на предприятии количество тары и ее суммарная стоимость существенны.

В синтетическом учете тара отражается по фактической себестоимости, которая складывается из всех расходов на ее приобретение (п. 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Тару, предназначенную для транспортировки и упаковки продукции, учитывают на субсчете 10-4 "Тара и тарные материалы".

Аналитический учет тары ведется по каждому ее наименованию. При его проверке сверялись остатки по данным отчетов материально ответственных лиц и сальдовой ведомости. Нарушений выявлено не было.

Расходы, которые возникают в процессе нормативного товародвижения и связаны с перевозкой, погрузкой и выгрузкой тары, отражают на счетах учета затрат.

Потери, к которым относятся лом, бой и порча тары, снижение ее стоимости из-за нарушения условий нормального товародвижения, есть не что иное, как убытки по операциям с тарой, которые включаются в состав внереализационных расходов.

Доходы от операций с тарой включаются в состав внереализационных доходов.

Согласно ПБУ 9/99 и 10/99 в зависимости от производимых действий с тарой (реализация, списание, безвозмездное получение и т. д.) расходы, потери и доходы по таре могут быть операционными или внереализационными.

Учет потерь и доходов по операциям с тарой ведут на счете 99 "Прибыли и убытки". Расходы и убытки по таре уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, а доходы увеличивают эту базу.