1.5 Методика проверки контроля за наличием и сохранностью материальных запасов на складах
Для действенного учета и контроля за сохранностью материальных ценностей в местах хранения каждая организация принимает меры, которые обеспечивают:
– наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок;
– готовность складских помещений к хранению продукции;
– размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-сорто-размерам таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия;
– оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, в необходимом количестве измерительными приборами и мерной тарой, содержание их в исправном состоянии, т.е. своевременная госповерка весового хозяйства;
– своевременное и четкое оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанного в них количества продукции фактически отгружаемому;
– соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке;
– применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям;
– определение перечня центральных складов, складов, являющихся самостоятельными учетными единицами;
– установление порядка нормирования расхода запасов;
– определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;
– увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;
– закрепление за каждым материально-ответственным лицом обязанностей по составлению и оформлению первичных документов с указанием сроков их представления;
– наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение МПЗ, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Складские помещения должны быть соответствующим образом оборудованы и обеспечены исправными весами нужных типов, другими необходимыми измерительными приборами и оборудованием, мерной тарой, противопожарным оборудованием, а также инструментами для вскрытия тары. Измерительные приборы должны периодически проверяться с клеймением в специализированных структурах.
Продукция и материалы открытого хранения должны храниться на специально оборудованных площадках с навесами, настилами, заборами и т.п., гарантирующих количественную и качественную их сохранность.
На складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов с тем, чтобы не допускать их порчу.
Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.
К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется специальный ярлык с указанием названия хранимого продукта или материала, его характеристики, а в необходимых случаях и назначения, а на ячейках делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков, номенклатурного номера, единицы измерения и цены.
Бланк ярлыка на каждый номенклатурный номер материальных ценностей заполняет заведующий складом при поступлении ценностей на склад.
Продукция и материалы открытого хранения должны храниться на специально оборудованных площадках с навесами, настилами, заборами и т.п., гарантирующих количественную и качественную их сохранность.
Для контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей в бухгалтерии или отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов, который применяется для регистрации грузов, поступающих в места хранения различными видами транспортных средств за отчетный период.
Записи производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме.
Работники бухгалтерской службы, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, своевременности и правильности записей в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
Проверку записи операций и выведенных остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета. Материально ответственные лица обязаны по требованию работника бухгалтерской службы предъявлять для фактической проверки определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.
О результатах произведенных на складах проверок и выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.
Если при выборочной проверке склада были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.
Бухгалтерская служба организации обязана:
– производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;
– регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.
0 комментариев