Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях

Порядок составления и оформления документов в РФ
Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов Общие и частные функции документа Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец» Порядок оформления реквизитов «наименование организации – автора документа» и «справочные данные об организации – авторе документа» Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления Сценарий (алгоритм) подготовки документа Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола Положение о печатях и штампах Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с входящими документами Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с исходящими документами Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота Определите назначение индексации при регистрации документов. Раскройте порядок формирования индексов Опишите порядок документирования деятельности экспертной комиссии Опишите порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения Классификация информации в информационном обеспечении управления Информационная инфраструктура организации Электронно-цифровая подпись и ее значение в информационном обеспечении управления. Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» Методика выбора автоматизированных систем управления информацией и документацией Методика разработки и внедрения АСДОУ Внутренняя и внешняя информационная среда организации Зарождение и развитие информационного менеджмента как научной дисциплины Система «Летограф»: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота Разработки компании 3Т в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Летограф» Технология баз данных в электронном документообороте: назначение, содержание, место Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Company Media» Электронный офис. Базовые информационные технологии, используемые при его создании Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях Автоматизированная система «Дело – кадры»: состав, назначение, реализуемые задачи Форматы хранения электронных документов Государственный аппарат Российской Федерации по Конституции РФ Органы управления вооруженными силами Российской Федерации: общая структура, преобразования в процессе военной реформы Расширение сферы проведения конкурсных экзаменов – как при занятии должности, так и при продвижении по службе
329468
знаков
0
таблиц
0
изображений

17       Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях

 

Внедрение СЭД (сэд - системы электронного документооборота) позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей.

Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:

1. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:

·          Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа

·          Предоставление следующей информации:

·          какие документы обрабатываются в компании

·          в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить

·          Повышение исполнительской дисциплины

·          Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)

·          Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):

·          объем обрабатываемых документов

·          время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;

и т.п.

Сокращение времени на внедрение управленческих решений

Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.

Контроль исполнения приказов и т.п.

2. Повышение качества работы компании. Первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:

·          Сокращение времени согласования документов

·          Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:

·          Создание документов (шаблоны)

·          Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов

·          Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам

·          Сокращение времени поиска документов

·          Сокращение вероятности утери документов

3. Повышение эффективности работы компании

Т.е. обеспечение возможности при использовании тех же ресурсов обрабатывать больше запросов. Соответственно, внедрение СЭД позволяет решить задачи по сокращению трудозатрат текущего персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации.

18       Система «Lotus-Notes»: назначение, реализуемые задачи документооборота, архитектура

Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware). Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group.

Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes/Domino версии 7.0.2:

·          среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности

·          криптозащита (шифрование и электронная подпись)

·          клиент электронной почты

·          сервер приложений

·          почтовый сервер

·          групповой календарь, планировщик задач

·          клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом)

·          веб сервер — для предоставления доступа к приложениям Lotus Notes через браузер

·          LDAP сервер

·          репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных

·          службы интеграции данных Domino Enterprise connection services (DECS)

Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия (так же как, например, не может считаться бухгалтерской системой MS SQL сервер). Lotus Notes — платформа для таких приложений. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes/Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители ПО.

19       Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Office Media»

Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

·          координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·          быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

·          предоставление средств для деловой переписки;

·          регистрация документов, циркулирующих в организации;

·          возможность оперативной раздачи поручений;

·          анализ и контроль исполнительской дисциплины;

·          согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

·          Делопроизводство;

·          Внешние контакты;

·          Управление и планирование;

·          Учет материальных ценностей.

·          Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

·          Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

·          Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

·          Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

·          Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

·          Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

·          Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.



Информация о работе «Порядок составления и оформления документов в РФ»
Раздел: Государство и право
Количество знаков с пробелами: 329468
Количество таблиц: 0
Количество изображений: 0

Похожие работы

Скачать
26157
0
0

... право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность ...

Скачать
31770
0
0

... любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют ...

Скачать
70656
3
0

... делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного ...

Скачать
237898
3
0

... значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая — законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие ...

0 комментариев


Наверх