Форматы хранения электронных документов

23       Форматы хранения электронных документов

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,

характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,

требований по обеспечению аутентичности документов.

Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременногохранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22 — 25 рублей.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 — 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 — 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R1. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

24       Критерии оценки и выбора фирм-разработчиков программных продуктов в сфере ДОУ

Выбор программного продукта сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы.

Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям.

При этом основными критериями являются:

– введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с

документами в единой сети;

– объединение потоков электронных документов организации;

– использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;

– введение общих справочников-классификаторов ( таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов ит. п.

25       Нормативная база, регламентирующая процессы внедрения и использования информационных технологий в ДОУ

Проект федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" разрабатывался в соответствии с п. 22 Плана законопроектной деятельности Правительства РФ на 2005 г., утвержденного распоряжением Правительства РФ от 6 апреля 2005 г. N 335-р. Разработчики нового Федерального закона исходили из того, что информационная сфера - одна из наиболее динамичных и быстро развивающихся сфер общественных отношений, нуждающихся в адекватном правовом регулировании. Принятые во второй половине 90-х гг. законодательные акты уже не отвечают современному состоянию общественных отношений, по отдельным вопросам вступают в противоречие с более поздними актами, в том числе с ГК РФ, тормозят развитие информационного общества.

Разработка законопроекта была направлена на достижение следующих целей:

устранение имеющихся пробелов и противоречий, в частности, приведение понятийного аппарата и механизмов регулирования в соответствие с практикой применения информационных технологий, в том числе определение понятий "информационная система", "информационно-телекоммуникационная сеть", "электронное сообщение" и др.;

решение актуальных проблем, которые обозначил опыт существования Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" (например, определение правового статуса различных категорий информации, регулирование создания и эксплуатации информационных систем, установление общих требований к использованию информационно-телекоммуникационных сетей);

создание необходимой правовой основы для реализации конституционных прав граждан, защиты общественных и государственных интересов в сфере использования современных информационных технологий;

уточнение закрепленных в действующей редакции подходов к регулированию различных категорий информации

Список использованных источников

1.         Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций. Архивное хранение документов.-2008

2.         Коробейникова Л.С. Документационное обеспечение делового общения.- Воронеж.- 2006.

3.         Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления. Терминологический словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ.- 2007.

4.         Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. – Пенза.- 2006

«Современная организация государственных учреждений» и «Государственная служба в РФ»

                      1   Становление российской государственности в 90-е годы XX столетия

Становление российской государственности проходило в драматичной обстановке. Главная причина этого состояла в том, что, став самостоятельной, сделав значимые шаги по отказу от социалистических принципов развития, Россия по форме правления продолжала оставаться республикой Советов. Налицо была несовместимость, дуализм политической системы переходного периода, которая предусматривала с одной стороны власть Советов, с другой -- структуру единовластия снизу доверху в лице глав администраций, президентов автономных республик во главе со всенародно избранным Президентом России, что не могло не привести в дальнейшем как к противоречиям, так и к противостоянию структур власти.

Конфликт между президентом и парламентом, впервые резко обозначившийся в оценке экономической реформы, предпринятой в начале 1992 года правительством Гайдара при поддержке Б.Н.Ельцина, которая ознаменовалась либерализацией цен на все промышленные и продовольственные товары, то отливаясь, то усиливаясь, в сентябре 1993 года достигает апогея, 21 сентября Президент обнародовал свой указ №1400 «О поэтапной конституционной реформе в РФ». В нем говорилось о прекращении деятельности Съезда народных депутатов и Верховного Совета РФ и о назначении выборов в новый представительный орган, нижнюю палату Федерального собрания -- Государственную думу на 11-12 декабря 1993 года. На те же дни был назначен всероссийский референдум по проекту российской конституции. Конституционный суд и X съезд народных депутатов охарактеризовали указ №1400 как акт государственного переворота. Противостояние завершилось вооруженным захватом здания Верховного Совета и арестом парламента.

Переворот, направленный на установление единовластия Президента, позволил ему преступить к слому всей системы Советов. Указом от 26 октября 1993 года «О реформе местного самоуправления в РФ» прекратилась деятельность городских, районных и сельских Советов. Был отменен порядок избрания глав администраций. В краях, областях, автономных республиках, округах и городах федерального значения они стали назначаться Президентом. 12 декабря 1993 года прошли выборы в Государственную думу и была принята новая Конституция РФ. Россия вступила в новый этап своего развития, суть которого состояла в приведении органов государственной власти в соответствие с новой Конституцией.