Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации

Порядок составления и оформления документов в РФ
Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов Общие и частные функции документа Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец» Порядок оформления реквизитов «наименование организации – автора документа» и «справочные данные об организации – авторе документа» Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления Сценарий (алгоритм) подготовки документа Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола Положение о печатях и штампах Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с входящими документами Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с исходящими документами Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота Определите назначение индексации при регистрации документов. Раскройте порядок формирования индексов Опишите порядок документирования деятельности экспертной комиссии Опишите порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения Классификация информации в информационном обеспечении управления Информационная инфраструктура организации Электронно-цифровая подпись и ее значение в информационном обеспечении управления. Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» Методика выбора автоматизированных систем управления информацией и документацией Методика разработки и внедрения АСДОУ Внутренняя и внешняя информационная среда организации Зарождение и развитие информационного менеджмента как научной дисциплины Система «Летограф»: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота Разработки компании 3Т в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Летограф» Технология баз данных в электронном документообороте: назначение, содержание, место Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Company Media» Электронный офис. Базовые информационные технологии, используемые при его создании Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях Автоматизированная система «Дело – кадры»: состав, назначение, реализуемые задачи Форматы хранения электронных документов Государственный аппарат Российской Федерации по Конституции РФ Органы управления вооруженными силами Российской Федерации: общая структура, преобразования в процессе военной реформы Расширение сферы проведения конкурсных экзаменов – как при занятии должности, так и при продвижении по службе
329468
знаков
0
таблиц
0
изображений

1 Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.

В первой Части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 2008 года".

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

22     Требования к составлению и оформлению актов

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются". Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.

23 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;

- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);

- дата, номер;

- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);

- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;

- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);

- печать (если нужно);

- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);

- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);

- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Документ информирует адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного документа.

Цель письма - приглашения - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.

Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..."

Этот вид письма близок к информационному письму.

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.

Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.

Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).

В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.



Информация о работе «Порядок составления и оформления документов в РФ»
Раздел: Государство и право
Количество знаков с пробелами: 329468
Количество таблиц: 0
Количество изображений: 0

Похожие работы

Скачать
26157
0
0

... право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность ...

Скачать
31770
0
0

... любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют ...

Скачать
70656
3
0

... делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного ...

Скачать
237898
3
0

... значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая — законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие ...

0 комментариев


Наверх