Измерение прогресса и анализ результатов

3.  Измерение прогресса и анализ результатов

Собранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям:

-  время;

-  стоимость;

-  качество;

-  организация проекта;

-  содержание работ.

Для измерения прогресса могут использоваться различные шкалы в зависимости от специфики выполняемой работы, например:

¨  измеримые работы, для которых могут определяться дискретные приращения в соответствии с определенным графиком выполнения, завершение которых приведет к конкретным материальным результатам;

¨  работы влияния, которые нельзя разбить на дискретные запланированные приращения – работы, типа поддержки и руководства проектом, лоббирования во властных структурах и т.д.

Контроль прогресса в реализации проекта – это сравнение запланированных и реализованных к соответствующему сроку промежуточных или конечных результатов.

4.  Принятие решений

Определив отклонения проекта от плана, менеджер должен предпринять соответствующие действия.

Выделяют 5 основных возможных вариантов действий:

1)  найти альтернативное решение. В первую очередь, необходимо рассмотреть возможности, связанные с повышением эффективности работ за счет новых технологических или организационных решений. Новое решение, например, может заключаться в изменении последовательности выполнения ряда работ;

2)  пересмотр стоимости. Данный подход означает увеличение объемов работ и назначение дополнительных ресурсов. Решение может заключаться в увеличении нагрузки на существующие ресурсы или привлечении дополнительных людей, оборудования, материалов. Данный подход обычно применяется в случае необходимости устранения временных задержек проекта;

3)  пересмотр сроков. Данный подход означает, что сроки выполнения работ будут отодвинуты. Руководство проекта может пойти на такое решение в случае жестких ограничений по стоимости;

4)  пересмотр содержания работ. Данный подход предполагает, что объем работ по проекту может быть уменьшен и, соответственно, лишь часть запланированных результатов проекта будет достигнута;

5)  прекращение проекта. Это наиболее сложное решение. Однако оно должно быть принято, если прогнозируемые затраты по проекту превышают ожидаемые выгоды.

5.  Управление изменениями

Управление изменениями представляет собой процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта. Изменения могут вноситься в различные разделы проекта. Инициировать изменения могут:

¨  заказчик (инвестор) – вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта;

¨  проектировщик – вносит изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации;

¨  подрядчик – вносит изменения в календарный план, методы и технологии производства работ, последовательность возведения объектов и т.д.

Процесс контроля за реализацией изменений подразумевает работу с набором документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации.

В общем виде контроль за реализацией изменений должен регламентировать прохождение изменений через 5 основных стадий:

1)  описание. На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается;

2)  оценка. Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются;

3)  одобрение. Рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются;

4)  реализация. Изменение вносится в план проекта и реализуется;

5)  подтверждение исполнения. Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.

Завершение проекта:

1.  Пуско-наладочные работы.

К пуско-наладочным работам относится комплекс мероприятий и работ, выполняемых в период подготовки и проведения индивидуальных испытаний комплексного опробования оборудования.

При этом под оборудованием подразумевается вся технологическая система объектов, т.е. комплекс всех видов оборудования, трубопроводов, сооружений и устройств, обеспечивающих выпуск первой партии продукции или обеспечения услуг, предусмотренных проектом.

2.  Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов.

Приемку законченных строительством объектов от генподрядчика может производить как заказчик, так и любое другое уполномоченное инвестором лицо.

Заказчик вправе привлекать к приемке пользователя объекта (эксплуатирующую организацию), авторов проекта, специализированные фирмы, страховые организации и другие физические и юридические лица, создавая в необходимых случаях приемочные 9рабочие) комиссии.

Заказчик производит приемку объекта на основе результатов проведенных им проверок, контрольных испытаний и измерений, документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие принимаемого объекта утвержденному проекту, нормам, правилам и стандартам, а также заключений органов надзора.

Органы государственного надзора в течение 15 дней после письменного обращения заказчика дают заключение о соответствии предъявляемого к приемке объекта утвержденному проекту.

Приемка законченного строительством объекта оформляется актом.

Факт ввода в действие принятого объекта регистрируется заказчиком в местных органах исполнительной власти в порядке, установленном этими органами.

3.  Закрытие контракта.

Основными этапами закрытия контракта являются:

1)  проверка финансовой отчетности;

2)  паспортизация;

3)  выявление невыполненных обязательств;

4)  завершение невыполненных обязательств;

5)  гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

¨  проверка полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

¨  согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

¨  проверка наличия документации по изменениям;

¨  контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

ü  проверку платежей поставщика и субподрядчикам;

ü  соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

ü  поиск просроченных платежей поставщику;

ü  подтверждение соответствующих удержаний.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее предоставленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т.д. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.

На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае, если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны некоторых требований или путем уплаты штрафа.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание.