Бюджетирование проекта

3.  Бюджетирование проекта

Под бюджетированием понимается определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное (утвержденное) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре. Бюджет может быть сформирован как в рамках традиционного бухгалтерского плана счетов, так и с использованием специально разработанного плана счетов управленческого учета.

На разных стадиях проекта разрабатываются различные виды бюджетов (табл.).

Бюджет может составляться в виде:

Ø  календарных план-графиков затрат (рис.);

Ø  матрицы распределения расходов;

Ø  столбчатых диаграмм затрат;

Ø  столбчатых диаграмм кумулятивных (нарастающим итогом) затрат (рис.);

Ø  линейных диаграмм распределенных во времени кумулятивных затрат (рис.);

Ø  круговых диаграмм структуры расходов (рис.).

4.  Методы контроля стоимости проекта

Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов, обуславливающих отклонения от ранее запланированного бюджета и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения отрицательных аспектов и увеличения позитивных последствий изменения стоимости проекта.

Контроль стоимости проекта включает:

¨  мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;

¨  управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;

¨  предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;

¨  информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.

Организация финансирования проекта, торги и контракты

1. Организация финансирования проектов

Проектное финансирование характеризуется высоким риском, поэтому выработана особая система взаимоотношений участников проекта в связи с управлением движением финансовых потоков.

Так, (по западной терминологии) в зависимости от того, какую долю риска принимает на себя кредитор, выделяют 3 формы проектного финансирования:

а) с полным регрессом на заемщика (возложение всего риска на заемщика).

При этих условиях можно легко и быстро получить деньги, причем значительно дешевле, чем при других формах финансирования: кредитор ничем не рискует. Естественно, эта форма чрезвычайно опасна для заемщика;

б) без регресса на заемщика. Кредитор в этом случае принимает на себя почти все риски, связанные с реализацией проекта. Такой кредит дорог: кредитор вынужден страховать себя другими путями. Заемщик не рискует, но и само осуществление проекта может стать для него бессмысленным в финансовом плане: возможная прибыль уйдет на оплату долга;

в) с ограниченным регрессом на заемщика. При этой форме финансирования оцениваются все риски и распределяются между участниками проекта таким образом, чтобы они брали на себя зависящие от них риски.

Например:

- заказчик берет на себя риск, связанный с эксплуатацией объекта;

- подрядчик оплачивает риск, связанный с обеспечением ввода объекта в срок;

- поставщик отвечает за риск, зависящий от сроков поставки и качество оборудования;

и т.д.

В России ряд банков начали специализироваться по проектному финансированию: Российский банк проектного финансирования, Инкомбанк. В Самаре создан филиал «Инвестиционный» Газбанка, ведущий подобное финансирование.

2. Организация контроля за расходами на проект

Контроль за финансовым состоянием проекта осуществляется проект-менеджером.

Инструментом управления расходами является «План управления затратами».

В этом плане определены:

- ответственность всех сторон за все виды расходов;

- система учета расходов;

- система контроля.

Проект-менеджер, располагая этим планом:

- оценивает целесообразность и уровень осуществляемых затрат;

- распределяет расходы во времени;

- анализирует финансовое состояние проекта;

- отчитывается по затратам;

- использует финансовые рычаги управления.

3. Порядок проведения подрядных торгов

Подрядные торги – форма размещения заказов на строительство, предусматривающая выбор подрядчика для выполнения работ и оказания услуг на основе конкурса.

Объект торгов – производственный или непроизводственный объект, к которому относится предмет торгов.

Предмет торгов – конкретные виды работ и услуг, по которым проводятся торги.

Участник торгов – лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, проведении, утверждении результатов торгов.

Заказчик – лицо, для которого строится, реконструируется или оснащается объект торгов.

Организатор торгов – лицо, которому заказчиком поручено проведение торгов.

Тендерная документация – комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов.

Тендерный комитет – постоянный или временный орган, создаваемый заказчиком или организатором для организации и проведения торгов.

Претендент – лицо, решившее принять участие в торгах до момента регистрации оферты.

Оферта – предложение заключить контракт в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.

Оферент – претендент, от имени которого представлена оферта.

Альтернативное предложение – предложение, представляемое одновременно с основным, содержащее отличающиеся от основного предложения условия.

Подрядные торги могут проводиться при размещении заказов на:

·  строительство предприятий, зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в т.ч. на условиях «под ключ»;

·  выполнение проектных, инженерно-изыскательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других видов работ;

·  поставку комплектного технологического оборудования, в т.ч. на условиях «под ключ»;

·  управление проектом, консультирование, надзор;

·  любые технически и организационно обоснованные сочетания указанных работ и услуг.

Основными видами подрядных торгов являются:

а) в зависимости от проведения организатором торгов предварительного отбора претендента – с предварительной квалификацией и без предварительной квалификации;

б) в зависимости от участия иностранных оферентов – с участием иностранного оферента и без участия иностранного оферента;

в) в зависимости от участия оферентов в процедуре торгов и оглашения их результатов – гласные и негласные;

г) в зависимости от того, в который раз назначаются торги по данному предмету торгов – первичные и вторичные.

Решение о назначении и о времени проведения торгов принимается заказчиком после утверждения ТЭО, проекта или после разработки рабочей документации.

Основными участниками подрядных торгов являются: заказчик, организатор торгов, тендерный комитет, претенденты, оференты.

При проведении торгов заказчик осуществляет следующие функции:

·  принимает решение о проведении подрядных торгов и издаёт в связи с этим официальный распорядительный документ;

·  определяет лицо, которое будет выполнять функции организатора торгов, издаёт об этом соответствующий распорядительный документ или заключает соответствующий договор;

·  контролирует работу организатора торгов и участвует в работе тендерного комитета через своего представителя;

·  устанавливает окончательные условия контракта и заключает его с победителем торгов.

Организатор торгов осуществляет следующие функции:

·  подготавливает документы для объявления торгов, осуществляет публикацию объявления и рассылку приглашений;

·  формирует тендерный комитет;

·  направляет и контролирует деятельность тендерного комитета и привлекаемых инженерно-консультационных организаций по подготовке тендерной и другой необходимой документации, сбору и анализу оферт и проведению торгов;

·  утверждает результаты торгов;

·  рассматривает апелляции на решения тендерного комитета;

·  ликвидирует тендерный комитет;

·  несёт все расходы по подготовке и проведению торгов.

Тендерный комитет осуществляет следующие функции:

·  производит сбор заявок на участие в торгах, на предварительную квалификацию;

·  проводит предварительную квалификацию претендентов;

·  организует разработку и распространение тендерной документации и решает вопросы изменения этой документации и процедур;

·  проводит ознакомление претендентов с тендерной документацией и даёт необходимые разъяснения;

·  обеспечивает сбор, хранение и оценку представленных оферт;

·  осуществляет процедуру торгов и её оформление;

·  определяет победителя или принимает иное решение по результатам торгов и представляет их на утверждение;

·  публикует в средствах массовой информации отчёт о результатах торгов.

Для участия в торгах претендент обязан после прохождения предварительной квалификации до момента представления оферты внести первый задаток на расчётный счёт заказчика. Размер первого задатка определяется тендерным комитетом.

Объявления об открытых торгах должны содержать:

·  наименование заказчика и организатора торгов;

·  наименование вида торгов, объекта и предмета торгов;

·  краткую характеристику места строительства;

·  ориентировочный объём и сроки выполнения работ;

·  условия выполнения контракта, необходимость учёта ряда ограничений;

·  адрес, сроки, условия приобретения и другие сведения для получения тендерной документации;

·  срок представления оферт.

Объявление о торгах должно быть произведено за 2-6 месяцев до срока представления оферт.

Тендерная документация состоит из следующих основных разделов:

·  общие сведения об объекте и предмете торгов;

·  проектная документация;

·  требования по составу документации оферты;

·  инструкция оферентам;

·  условия и порядок проведения торгов;

·  проект контракта;

·  форма заявки об участии в торгах.

Тендерная документация включает техническую и коммерческую части.

Техническая часть тендерной документации представляет собой:

·  описание и общую информацию о предмете и объекте торгов, в которой указываются месторасположение и назначение объекта, его основные технико-экономические данные, наличие внешней инфраструктуры, местных строительных материалов, подъездных дорог, а также сроки строительства;

·  информацию о проведении и результатах инженерных изысканий на строительной площадке объекта;

·  технические данные объекта, общие положения, генеральный план, архитектурно-строительная часть, водоснабжение и канализация, отопление и вентиляция, электротехнические работы, газоснабжение, а также требования экологической безопасности;

·  организацию строительства;

·  описание работ (по видам и группам работ).

Коммерческая часть тендерной документации включает требования в отношении:

·  цены и порядка её определения;

·  условий и сроков поставки;

·  условий и графика платежа;

·  источника финансирования контракта;

·  банковской гарантии на выполнение строительной организацией работ в соответствии с представляемой офертой в случае выигрыша ею торгов.

Для участия в торгах претендент должен представить следующие документы:

·  заявку на участие в подрядных торгах;

·  временное поручительство в форме гарантии банка;

·  копию платёжного документа, подтверждающего внесение первого задатка;

·  расчёт цены предмета торгов с указанием порядка её исчисления и распределения по основным видам работ;

·  пояснительную записку с приложением необходимой экономической, технической и технологической документации.

В отдельных случаях состав представляемых документов по решению заказчика может быть изменён.

Оферта должна быть подготовлена и представлена в тендерный комитет в соответствии с требованиями и условиями, определёнными в тендерной документации.

Оферты принимаются в двойных конвертах. Во внешнем конверте содержится заявка на участие в торгах, копия платёжного документа, подтверждающая внесение задатка, и внутренний конверт. Во внутреннем конверте находится оферта. Внутренний конверт должен быть запечатан оферентом на момент подачи оферты.

Вскрытие конвертов производится тендерным комитетом при наличии полномочного состава тендерного комитета. В зависимости от сложности предмета торгов тендерный комитет устанавливает срок рассмотрения оферт, который не может быть более 6 месяцев с момента вскрытия конвертов.

Тендерный комитет выбирает победителем торгов оферента, предложение которого наиболее полно отвечает всем требованиям, содержащимся в тендерной документации. Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов принимается простым большинством голосов от числа членов, присутствующих на заседании тендерного комитета полномочного состава. В случае равенства голосов принимается решение, за которое проголосовал председатель тендерного комитета.

В течение трёх дней после принятия решения тендерный комитет обязан направить официальное извещение оференту, выигравшему торги.

После получения уведомления победитель обязан внести второй задаток на расчётный счёт заказчика в срок, установленный тендерным комитетом. После этого между заказчиком и победителем торгов заключается контракт на условиях, содержащихся в тендерной документации и оферте победителя торгов.