Організаційно-технічні аспекти обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

2.2.     Організаційно-технічні аспекти обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми реформування системи бухгалтерського обліку з застосуванням міжнародних стандартів» від 28 жовтня 1998р. №1706 Федерацією професійних бухгалтерів і аудиторів України був розроблений, а наказом Міністерства фінансів України від ЗО листопада 1999р. №291 затверджений новий загальнонаціональний План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань та господарських операцій підприємств і організацій України з застосуванням міжнародних стандартів по бухгалтерському обліку та фінансовій звітності. [13]

Загальнонаціональний План рахунків бухгалтерського обліку України є концептуально новим нормативним документом по веденню бухгалтерського обліку та складанню фінансової звітності для підприємств усіх галузей народного господарства та застосовується з 1 січня 2004р.

Новим Планом рахунків передбачено наступний рахунок для обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками: 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

Постачальниками виступають юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, палива, будівельних матеріалів, запасних частин), надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пари тощо), та виконують роботи (поточний і капітальний ремонт основних засобів тощо). [18]

Підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Отже, на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображаються безготівкові розрахунки між підприємствами й організаціями за продукцію, товарно-матеріальні цінності, роботи і послуги.

За дебетом цього рахунка відображаються суми сплачених рахунків, за кредитом обліковується сума акцептованих рахунків на матеріальні цінності, що надійшли, виконані роботи та послуги.

Рахунок 63"Розрахунки з постачальниками та підрядниками" має такі субрахунки:

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками».

Аналітичний облік на ВАТ «СПМК - 33» ведуть за окремими рахунками постачальників та підрядників, фактами надходження невідфактурованих поставок або оплати матеріальних цінностей, що не надійшли, в розрізі постачальників і підрядників.

По імпортним операціям аналітичний облік можна здійснювати в розрізі країн, а середині їх - в розрізі постачальників або номерів контрактів. В будь-якому випадку повинен бути забезпечений чіткий контроль своєчасності розрахунків по кожній поставці товарів. Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання і обліковими (товарними) партіями, при визначенні ознак яких береться до уваги: характер товару, можливість зберігання партії в процесі перевезення, зберігання вантажу. Якщо з іноземними постачальниками є домовленість про пред'явлення рахунку на кожну транспортну партію, то за облікову партію приймається партія, оформлена одним рахунком постачальника.

Готова продукція, товари і матеріали, роботи і послуги, відвантажені суб'єктам зовнішньоекономічної діяльності в порядку бартерного контракту на суму, розраховану шляхом перерахунку вартості бартерного контракту в іноземній валюті у грошову одиницю, що діє на території України, за курсом Національного банку на дату виписки супроводжуючих документів, відображається записом:

Дебет рахунка 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»

Кредит рахунка 70 «Доходи від реалізації»

При надходженні матеріальних цінностей на підприємство за бартерним контрактом робиться наступний запис:

Дебет 201 «Сировина і матеріали»

Дебет 203 «Паливо»

Дебет 207 «Запасні частини»

Дебет 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (термін служби до одного року)

Кредит 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» - на суму, що дорівнює вартості відвантаженої продукції, товарів, матеріалів, відображену у складі виручки від реалізації експорту та за бартером.

Водночас сума заборгованості по експортній частині бартерного контракту відображається записом:

Дебет 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» Кредит 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками». Різницю між вартістю відвантаженої продукції і вартістю одержаних товарів та інших матеріальних цінностей при перерахунку в грошову одиницю, що діє в Україні, відносять на рахунок 71 «Інший операційний ДОХІД».

Розрахунки з постачальниками ведуть, як правило, після відвантаження товарно-матеріальних цінностей, виконання робіт, надання послуг або одночасно з ними.

Торговельні рахунки до сплати виникають через придбання товарів для подальшого продажу і отримання послуг протягом нормальної операційної діяльності на підприємстві ВАТ «СПМК - 33». Термін "рахунки до сплати" застосовуються в обліку саме у значенні "торговельні рахунки до сплати". Типові бухгалтерські проводки по рахунках до сплати мають такий вигляд (таблиця 2.2).

Таблиця 2.2

Відображення заборгованості перед постачальниками

Вартість отриманих ТМЦ, виконаних робіт, наданих послуг відображається на рахунках обліку ТМЦ або витрат без врахування суми ПДВ, вказаної в документах постачальника.

Незалежно від методу оцінки ТМЦ, прийнятого на ВАТ «СПМК - 33», рахунок 63 кредитується згідно з документами постачальника в межах суми акцепту. У випадку, коли рахунок постачальника був акцептований і оплачений до надходження вантажу, а при прийманні ТМЦ виявилась їх недостача проти відфактураваної кількості, невідповідність цін та якісних показників, обумовлених в угоді, арифметичні помилки тощо - Дт 374 "Розрахунки за претензіями"; Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

Операції по оплаті рахунків постачальників відображаються по дебету рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" (таблиця 2.3).

Відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій по невідфактурованих поставках і виробничих запасах, що знаходяться в дорозі має ряд особливостей.

Невідфактурованою вважається поставка матеріальних цінностей від постачальника до пред'явлення розрахункового документу, на підставі якого здійснюється оплата.

У цьому випадку матеріальні цінності оприбутковуються за купівельними (або обліковими) цінами - Д-т pax. 20 "Виробничі запаси", pax. 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети"; К-т pax. 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

Суми ПДВ по цих матеріалах будуть обліковуватися в тому звітному періоді, в якому надійдуть розрахункові документи - Д-т pax. 64 "Розрахунки за податками й платежами"; К-т pax. 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

При надходженні розрахункового документу постачальника раніше зроблений запис вартості матеріальних цінностей за купівельними (обліковими) цінами сторнують і здійснюють додатковий запис на суму рахунку, що пред'явлений до оплати.

Таблиця 2.3

Відображення погашення заборгованості перед постачальниками

Невідфактуровані поставки визначаються в кінці місяця на підставі даних про фактичні надходження матеріальних цінностей і розрахункових документів, пред'явлених до оплати. Постачальника терміново повідомляють про таку поставку: йому висилають лист та акт про приймання матеріалів (форма № М-7).

Матеріальні цінності вважаються в дорозі, якщо вони оплачені, але до кінця місяця не надійшли (або знаходяться на відповідальному зберіганні у постачальника).

Такі матеріальні цінності бухгалтерія ВАТ «СПМК - 33» оприбутковує умовно з метою відображення їх в балансі підприємства в складі виробничих запасів - Д-т 20 "Виробничі запаси", 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети"; К-т 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

В наступному місяці вказані матеріальні цінності відновлюються на рахунку 63 сторнуючим записом з такою ж кореспонденцією. В міру надходження виробничих запасів, які вважаються в дорозі, їх оприбутковують в кількості, що фактично надійшла.

У випадку закінчення строків позовної давності кредиторська заборгованість буде віднесена на доходи шляхом зменшення зобов'язань.

Розрахунки з постачальниками-нерезидентами, які здійснюються в іноземній валюті, перераховуються в еквіваленті грошової одиниці України (гривні) за курсом, встановленим НБУ для здійснення розрахунково платіжних операцій. Згідно з переліком дат, на які здійснюється перерахування операції в іноземній валюті, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 14.02.1996 р. №29, датами є:

- при імпорті сировини, матеріалів, обладнання, товарів, робіт послуг - дата митного оформлення сировини, матеріалів, обладнання та інших цінностей, що імпортуються, дата підписання документів про фактичне виконання робіт, послуг;

- при банківських операціях на валютних рахунках - дата зарахування або списання валютних коштів за випискою банку.

Зміни курсу валюти в період між датою здійснення господарської операції і датою розрахунку по зобов'язаннях, що випливають з цієї операції, призводять до виникнення курсової різниці. Заборгованість в іноземній валюті перед нерезидентом України повинна перераховуватись на кожне перше число наступного місяця за курсом НБУ, що діє на останнє число звітного місяця.

При розрахунках ВАТ «СПМК - 33» із підрядниками, він виступає замовником. Якщо підрядні організації отримують аванси на закупівлю будівельних матеріалів, конструкцій, деталей, то під час пред'явлення замовнику рахунків за виконані роботи підрядні організації враховують аванси, а також вартість завезених на будмайданчик конструкцій і деталей.

Як відомо, крім грошової форми розрахунків, є ще й розрахунки у відмінній від грошової форми. Ці розрахунки в обліку називаються бартерними. Вони мають свої особливості.

Розглянемо на практичному прикладі. ВАТ «СПМК - 33» з будівельно-монтажною організацією "Одесапромбуд" розрахувалось будівельними матеріалами на суму 24 000 гривень. Матеріали були передані підприємству "Одесапромбуд" у рахунок майбутніх розрахунків за будівельно-монтажні роботи 1 жовтня 2006 року. Бухгалтерський облік за операціями покажемо в таблиці 2.4.

Таблиця 2.4

Бухгалтерські проводки по розрахункам ВАТ "СПМК - 33"з будівельно-монтажною організацією "Одесапромбуд"

Крім того, замовник може передавати матеріали, обладнання, що підлягає монтажу, підрядчикові для виконання будівельно-монтажних робіт. Облік витрат на монтаж цих цінностей здійснюється на рахунках обліку витрат виробництва у підрядника. Вартість вище перелічених активів у договірну ціну будівельно-монтажних робіт не включається. [20]

При інвентаризації розрахунків:

а) всім дебіторам підприємства-кредитори повинні передати виписки про їх заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості. Підприємства-дебітори зобов'язані протягом десяти днів з дня отримання виписок підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення;

б) на суми заборгованості постачальників з невідфактурованих поставок після їх перевірки бухгалтерія повинна зажадати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники зобов'язані подати покупцям такі документи або повідомити причини щодо їх неподання чи про відсутність такої заборгованості;

в) на рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами повинні залишатися виключно погоджені суми.

В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишились не з'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними. [25]

Зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про розбіжності на вирішення відповідних органів;

г) суми за розрахунками з установами банків, фінансовими і податковими органами повинні бути погоджені з ними. Залишення в обліку неурегульованих сум за цими розрахунками не допускається;

д) до акта інвентаризації розрахунків додається довідка про

дебіторську і кредиторську заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, із зазначенням осіб, винних у минуванні терміну позовної давності дебіторської заборгованості, а також назви і адреси дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості. При регулюванні інвентаризаційних різниць:

а) взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той же період, що перевіряється, та однієї і тієї ж особи, яка перевіряється.

Органи державного управління, до відання яких відносяться підприємства, можуть установлювати порядок, коли такий залік може бути допущений стосовно однієї і тієї ж групи товарно-матеріальних цінностей, якщо цінності, що входять до її складу, мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару (при відпуску їх без розпаковки тари);

б) у разі, коли при заліку нестач лишками при пересортиці вартість цінностей, що виявились у нестачі, більше вартості цінностей, що виявились у надлишку, різниця вартості повинна бути віднесена на винних осіб.

Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх на результати фінансово-господарської діяльності. За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути наведені вичерпні пояснення причин, за якими різниці не можуть бути віднесені на винних осіб.

Перевищення вартості цінностей, що виявились у надлишку, проти вартості цінностей, що виявились у нестачі при пересортиці, відноситься на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей і результатів фінансово-господарської діяльності;

в) протокол інвентаризаційної комісії повинен бути у 5-денний термін розглянутий і затверджений керівником підприємства;

г) затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року.

У примітках до фінансової звітності наводяться відомості про результати проведених у звітному році інвентаризацій.