Формирование заказов

2.1.2.1. Формирование заказов

Одной из главных задач при формировании заказов является работа с персоналом склада. Практика торговли запасными частями показывает, что дилеры не изучают в достаточной степени номенклатуру запасных частей и много заказов на склад поступает (особенно телефонные заказы) без указания номеров деталей по каталогу. Только немногие крупные и длительное время работающие дилеры, имеющие опытных механиков и складских работников достаточно уверенно пользуются каталогами и оформляют заявки с указанием номеров деталей. Что касается мелких дилеров, то они, за недостатком времени, и не пытаются изучать номенклатуру запасных частей.

По этой причине работники склада, принимая телефонные заказы, обязаны консультировать заказчика, сверяться с каталогами. Приём заказов по телефону и проверка письменных заказов требуют не только много времени, но и высокой квалификации работников склада.

В связи с этим необходимо обучать персонал склада основам работы с каталогами запасных частей и прейскурантам, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах нередко не соответствует той, что поставляется дилеру. Кроме того, важно систематически информировать персонал о новых и модифицированных деталях, взаимозаменяемости, унифицированных деталях и т.п.

Следует иметь в виду, что персонал складов запчастей состоит обычно из людей с невысоким образовательным уровнем, получившими профессиональные знания и навыки только в результате практики и обучения у специалистов производителей. Работники, добросовестно относящиеся к своим обязанностям, достаточно серьёзно изучают номенклатуру запасных частей и её особенности. Однако из-за ограниченности штата и высокой степени занятости они нередко не осваивают всю номенклатуру, ограничиваясь лишь деталями постоянного спроса. В связи с этим целесообразно поручить вести контрольные каталоги запасных частей, в которых систематически учитываются корректировки номенклатуры. Кроме того, при замене одних деталей другими целесообразно оставлять старый номер в памяти компьютера и в прейскуранте со ссылкой: «заменён на номер...».

В связи с недостаточной квалификацией сотрудников склада работу по оптимизации размещения деталей на складе, по выявлению и реализации неликвидов, по изысканию резервов увеличения сбыта, по заказам товаров у производителя, по ценам и т.д., т.е. основные организационные и коммерческие функции обычно выполняет руководитель службы запасных частей. Однако целесообразно обучить наиболее способного сотрудника склада выполнению функций для обеспечения замены на случай длительного отсутствия руководителя службы. Более того, желательно таким образом подготовить сотрудников склада, чтобы не только текущая работа, но и вышеназванные функции исполнялись на должном уровне без участия руководителя службы запчастей. Тогда у руководителя будет возможность заниматься совершенствованием работы службы. Однако не всегда имеется возможность иметь в штате склада достаточно восприимчивых к обучению людей как в силу низкого общего образовательного уровня во многих странах, так и в силу различных способностей и степени заинтересованности в работе. По этой причине систематическая проверка правильности исполнения всех операций, выполняемых персоналом является необходимой, т.к. от качества поставок запасных частей дилерам зависит репутация машин и их реализация на рынке.

2.1.2.2. Услуги доставки

Эти услуги (по желанию) оказываются дилером прежде всего с целью скорейшей доставки запасных частей потребителю. Также имея в своём распоряжении технику дилер может идти на оказание этой услуги как совершенно обособленной от продажи.

2.1.2.2.1. Средства транспортирования

При помощи средств транспортирования дилер осуществляет транспортировку запасных частей на различные расстояния. Стоимость транспортирования не входит в цену самих запасных частей.

2.1.2.2.2. Погрузочно-разгрузочные средства

Аналогично транспортированию дилер может также осуществлять погрузочно-разгрузочные работы.

2.1.2.3. Хранение запасных частей

2.1.2.3.1. Фонд предпродажной подготовки

2.1.2.3.1.1. Склад предпродажного

обменного фонда

2.1.2.3.2. Гарантийный обменный фонд

2.1.2.3.2.1. Склад гарантийного

обменного фонда

2.1.2.3.3. Послегарантийный обменный фонд

2.1.2.3.3.1. Склад послегарантийного

обменного фонда

В настоящее время стоимость содержания запасов на складах резко возросла. Это потребовало реорганизации складского хозяйства, применения научных методов расчёта потребных площадей, разработки оптимальных вариантов, размещения и отгрузки запасных частей.

Существует несколько методов размещения запасных частей на складе, предусматривающих максимальное использование его помещения и рациональное расположение секций, предохранение деталей от повреждения, доступность любой ячейки склада для механизмов на крупных складах, быстрое нахождение необходимых деталей.

На крупных складах в целях максимального использования их помещений запасные части размещают в соответствии с классификацией по типоразмерам. Адресование прибывших и нахождение подлежащих отгрузке запасных частей облегчается при обработке данных о движении запасов с помощью ЭВМ. На складах имеются зоны (секции) для крупных и мелких деталей; внутри этих секций детали располагают по порядку каталожных номеров или по принципу объединения деталей, обычно продаваемых вместе, в группы, размещаемые на одном стеллаже. Кроме того, используется принцип: чаще спрос — ближе к проезду (проходу). Детали ежедневного спроса хранятся в непосредственной близости от рабочего места кладовщика. При такой организации размещения запасных частей на складе можно хранить в 1,5-2 раза больше запасных частей, чем при размещении, ориентированном на каталожные номера деталей.

Практикуется выделение участков краткосрочного и длительного хранения. На участках краткосрочного хранения располагают запасные части, многократно оборачивающиеся в течение года. На участках длительного хранения размещают как детали невысокого спроса, так и детали частого спроса, но составляющие страховые запасы в дополнение к оперативным запасам, находящимся на участке краткосрочного хранения.

В целях организации наиболее рационального размещения деталей на планах складских помещений «проигрывают» варианты размещения стеллажей и контейнеров с учётом габаритов запасных частей, удобства и быстроты поиска, а также возможности организации наименьшего числа перевозок внутри склада за счёт одновременного ввоза деталей, расположенных в соседних стеллажах или ячейках, или вывоза их.

При организации работ по складской обработке запасных частей особое внимание уделяют внедрению пакетирования грузов в стандартные контейнеры. Это позволяет механизировать перемещение грузов внутри склада, максимально использовать помещение склада за счёт штабелирования контейнеров, обеспечивает быстрый доступ к содержимому контейнеров. Всё это в конечном итоге способствует сокращению затрат по складской обработке.

Службы и склады запасных частей многих дилеров оснащены компьютерами. Только с их применением возможно создание реально эффективной системы управления запасами.

Системы управления запасами с применением ЭВМ позволяют не только оптимизировать запасы, механизировать обработку документации и снизить расходы по хранению запасных частей, но и значительно ускорить обслуживание покупателей.

В последние годы на рынке ЭВМ появились компьютеры последних поколений — малогабаритные, но мощные и не требующие специального температурного режима. Покупатель может приобрести или взять в аренду готовую систему «компьютер-программное обеспечение», при этом обслуживание и ремонт компьютера, изменение и дополнение программ выполняется той же системной фирмой в течение всего срока службы компьютера.

Эти компьютеры рассчитаны на то, что ввод и получение информации выполняют не специалисты, а люди обычных профессий — бухгалтеры, продавцы, работники складов, прошедшие обучение в течение 2-3 часов.

Компьютер предусматривает возможность самостоятельного составления несложных математических программ для периодических работ — сводок, таблиц, расчётов и т.п., что значительно сокращает затраты времени управленческого персонала.