Вихідні документи та їх використання в управлінні витратами

5.3. Вихідні документи та їх використання в управлінні витратами

Використання на практиці автоматизованих інтегрованих систем обліку, аналізу та контролю і розподілених систем обробки даних дає можливість комплексно вирішувати задачі не тільки по обліку, але й з аналізу та контролю. За допомогою цих систем на підставі вихідних документів можна здійснювати оцінку фактичного стану підприємства, а також прогнозувати і моделювати управлінські рішення.

При веденні обліку, аналізу та контролю за допомогою автоматизованого робочого місця бухгалтера функція обробки даних відмежовується від користувача і здійснюється у формі, до якої не має доступу людська свідомість.

Тому виникає необхідність відображення вихідної інформації, яка міститься на машиночитаємому носії, у вигляді, придатному для усвідомлення і використання обліковим персоналом. Відображення вихідної облікової інформації в умовах використання автоматизованого робочого місця бухгалтера здійснюється в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації.

Вихідною інформацією бухгалтерського обліку витрат є обліково-звітні показники, необхідні для аналізу та контролю фінансово-господарської діяльності торговельного підприємства, підготовки управлінських рішень, а також для підготовки інформації, яка використовується з метою підтвердження достовірності облікової інформації функціонування інформаційної системи бухгалтерського обліку.

Зміст вихідних документів повинен забезпечувати можливість перевірки правильності результуючої інформації і її відповідність інформації первинних документів.

Як правило, вихідна інформація видається по запиту, і тому найбільш вигідною формою її відображення є фрагментарні документи і відеограми.

Вихідна інформація обліку, аналізу та контролю, яка формується на машинозчитуємому носії повинна бути оформлена належним чином, що забезпечує юридичну силу вказаних документів, і у відповідності до вимог архівного зберігання, на рівні з традиційними документами на паперових бланках.

Найбільш поширений спосіб відображення вихідної інформації передбачає одержання повнооб’єктних звітних документів на паперовому носії з метою поточного їх використання, архівного зберігання. Такі документи оформлюються з урахуванням довготривалого зберігання і мають юридичну силу.

Цей спосіб передбачає таку організацію вихідної інформації, яка забезпечувала б однозначне її перетворення у структуру традиційного документа на паперовому носії. При цьому вихідна інформація повинна бути підготовлена у закінченому виді, який виключає необхідність будь-якого доопрацювання при перетворенні в людиночитаєму форму для використання за призначенням.

Система формування вихідної інформації повинна будуватися на наступних загальних принципах:

-     автоматизація відображення вихідної інформації;

-     розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації;

-     регламентація в процесі відображення вихідної інформації із здійсненням контролю за її дотриманням;

-     контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;

-     забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;

-     забезпечення вимог юридичної повноцінності інформації, що відображається.

В умовах автоматизації робіт по обліку, аналізу та контролю витрат формується ряд вихідних документів:

Відомість аналітичного обліку витрат

Оборотна відомість за певний період по рахунках 92,93,94

Відомість розподілу витрат між залишком нереалізованих товарів і реалізованими товарами.

Вищезгадані вихідні документи формуються у вигляді машинограм. Ці документи відображають інформацію про склад, структуру витрат, дають можливість бухгалтеру проаналізувати витрати у розрізі окремих статей.

Відомості аналітичного обліку витрат використовується також для аналізу витрат за статтями (таблиця 5.3.1).

Таблиця 5.3.1

Відомість аналітичного обліку витрат за період________

Для аналізу витрат в розрізі кварталу на ПЕОМ формується зведена відомість витрат торговельного підприємства по місяцях кварталу (табл.5.3.2).

Таблиця 5.3.2.

Відомість за_______

Для обліку витрат у розрізі структурних підрозділів торговельного підприємства необхідно згрупувати дані про витрати по кожному структурному підрозділу, відділу або магазину (табл.5.3.3).

Таблиця 5.3.3

Відомість по підрозділах

На підставі відомостей обліку витрат в розрізі структурних підрозділів на комп’ютері складають зведену відомість.

В кінці місяця автоматично формується журнал-ордер №18 по кредиту різних рахунків (табл.5.3.4).

Таблиця 5.3.4

Журнал-ордер №18 по кредиту різних рахунків

Бухгалтер має можливість проаналізувати витрати не тільки за звітний період, але й з початку року порівняти їх з плановими значеннями, визначити ступінь виконання плану кошторису витрат.

Таким чином, бухгалтерська інформаційна система дозволяє звести до мінімуму дублювання технологічних операцій по введенню інформації і звільнити працівників для виконання інших робіт.

Ефективність автоматизації бухгалтерського обліку характеризується рядом показників, основними з яких є: підвищення продуктивності праці облікових робітників, скорочення трудомісткості і вартісних затрат на ведення обліку; покращання якості обробки облікової інформації, скорочення строків складання звітності.

Досвід використання персональних комп’ютерів показує, що продуктивність праці облікових робітників підвищується в два і більше рази в порівнянні з ручною технікою обліку. Автоматизація облікових робіт сприяє впровадженню передових форм і методів обліку, дозволяє скоротити кількість робітників, що виконують облікові операції або звільнити їх для виконання інших робіт. Покращання якості обліку досягається завдяки прискоренню документообігу, застосуванню діючого контролю на всіх операціях обробки, застосуванню більш досконалих технічних засобів, покращанню форм документів і можливості формувати на машинах за один прийом дві-три різні звітні форми.

На привеликий жаль бухгалтерський облік на підприємстві ВАТ “Універсам-23” ще й досі не автоматизований, що є недоліком у роботі керівництва, так як застосування автоматизованої системи бухгалтерського обліку дало б змогу покращити якість обліку шляхом прискорення документообігу, а також звільнити робітників від виконання трудомістких облікових робіт у “паперовому” вигляді.

Висновки та пропозиції.

В результаті проведеного дослідження по темі: “Удосконалення обліку і розробка системи поточного контролю та аналізу витрат в управлінні витратами підприємства” на матеріалах ВАТ “Універсам-23” можна зробити наступні висновки:

Одним з найважливіших оціночних показників господарської діяльності торговельного підприємства є витрати. Вони дозволяють визначити ефективність та якість роботи трудового колективу.Оптимізація витрат забезпечує дотримання режиму економії,зростання продуктивності праці, скорочення непродуктивних витрат, що дозволяє підвищити рентабельність.

Прибуток торговельного підприємства безпосередньо залежить від величини витрат. Зменшення їх шляхом ефективного управління без заниження обсягів реалізації, валових доходів, якості торговельного обслуговування, обумовлює можливість збільшення прибутку. Тому правильний облік витрат, своєчасний контроль за їх формуванням, оперативний аналіз мають важливе значення для ефективного управління витратами торговельного підприємства.

Дипломний проект на тему “Удосконалення обліку і розробка системи поточного контролю та аналізу витрат в управлінні витратами підприємства” складається з 5-ох розділів.

Перший розділ роботи “Система управління витратами комерційної діяльності підприємства” складається з чотирьох питань.

В першому підрозділі “Економічна сутність витрат обгу як об’єкту обліку, контролю та аналізу” розкриваються теоритичні аспекти теми, зокрема наводяться визначення “собівартість”, “витрати”, “витрати”, а також наведена класифікація витрат.

В другому підрозділі цього розділу розкривається методика групування витрат, як об’єкту обліку, контролю та аналізу. В роботі наведені ознаки за якими групуються витрати за національними стандартами, зокрема згідно П(С)БО 16, розкрито специфіку класифікації витрат у західних країнах, перелічені та розкриті основні показники, що дозволяють оцінити обсяг та рівень витрат торговельного підприємства.

В третьому розділі проводиться аналіз нормативної бази та спеціальної літератури з обліку витрат. В роботі наведені основні нормативні документи, що регламентують облік витрат. Спеціальна література містить основні моменти організації і методології обліку витрат.

Розглянувши нормативну базу,що регламентує облік витрат, періодичні видання і економічну літературу, що висвітлює ці питання можна зробити висновок про недостатність розробки питань обліку витрат, проблемність і невирішенність багатьох з них. Однак , з переходом на Національні стандарти бухгалтерського обліку відбудуться суттєві зміни в методології та принципах обліку витрат. Залишається сподіватись, що нормативна база буде стабільною та вичерпною.

Об’єктом дослідження системи бухгалтерського обліку під час написання дипломної роботи було роздрібне підприємство ВАТ “Універсам-23”.

Основними цілями і завданнями підприємства були задоволення потреб своїх членів і обслуговування населення товарами та послугами, сприяння розвитку їх трудової і соціальної активності.

В роботі наведена стуктура управління фірмою,склад бухгалтерії та прведено загальний аналіз фінансово-господарської діяльності за період 1997-1999 роки.

Проаналізувавши основні показники фінансово-господарської діяльності ВАТ “Універсам-23” можна зробити висновок , що товорооборот у 1999 році в порівняннні з 1997 та 1998 роками збільшився відповідно на 3010,4 та 2827,6 тис. грн. або на 101,1% та 89,5%, що є позитивним моментом. Також до позитивних моментів можна віднести збільшення середньорічної вартості основних фондів, балансового прибутку. Але при цьому спостерігається значне зростання обсягу витрат на реалізацію товарів, зменшення оборотних активів, суми власних засобів, що є негативними моментами, а також негативним є те, що показники платоспроможності підприємства значно не досягають критичного значення.

Система бухгалтерського обліку у ВАТ “Універсам-23” організована таким чином, що господарські операції в узагальненому вигляді відображаються у синтетичному обліку на рахунках 92,93,94 “Витрати”, і деталізовано, у розрізі синтетичного – в аналітичному обліку.

Особлива увага в роботі приділяється переходу України до системи Міжнародних стандартів обліку, в зв’язку з чим розроблено новий план рахунків , в якому для обліку витрат передбачено класи 8 і 9. В роботі наведена нова методологія обліку витрат в умовах дії Національних стандартів та наведена нова кореспонденція рахунків в цих умовах.

Також в роботі розглядаються основні концепції запровадження управлінського обліку.

Четвертий розділ “Проектування системи економічного аналізу та поточного контролю витрат” включає в себе основні концепції методики та організації внутрішньогосподарського контролю витрат, систему економічних показників, інформаційну базу та основні методи економічного аналізу, факторний, оперативний та порівняльний аналіз витрат комерційної діяльності.

Виходячи з проведеного аналізу витрат на базовому підприємстві можна зробити висновок, що хоча й товарообіг у 1999 році зріс у порівнянні з 1997-1998р., в порівнянні з планом він став значно менше. В цей час витрати в порівнянні з минулими роками збільшилися, а в порівнянні з планом скоротилися на 14,9 тис.грн.. Цей момент не є позитивним ,бо рівень витрат в порівнянні з планом зріс на 5%. Взагалі ситуація яка склалася є дуже негативною, тому що кожен рік спостерігається зріст рівня витрат. Одним з факторів, що має найбільший вплив на рівень витрат ВАТ “Універсам-23” є обсяг товарообороту. Тому потрібно забезпечувати перевиконання плану товарообороту, тоді рівень витрат буде знижуватись.

Також до негативних моментів треба віднести відсутність автоматизованого обліку, що призводить до трудомістких робіт і відповідно більших затрат на оплату праці.

Отже,виходячи з проведеного дослідження підприємству ВАТ “Універсам-23” можна запропонувати:

·     Забезпечити виконання плану товарообороту (за рахунок впровадження нових методів продажу, підвищення якості товарів , удосконалення структури товарообороту відповідно попиту та ін.)

·     Проаналізувати витрати які не залежать від обсягу товарообороту (витрати на оренду і утримання приміщень,витрати на рекламу та ін.), можливо переглянути умови договорів.

·     Скоротити рівень витратоємких товарів

·     Запровадити автоматизований бухгалтерський облік. Вибрати найбільш оптимальний сучасний програмний пакет,що зробить облік більш доступним, наглядним та зручним.

·     За допомогою методів економічного аналізу здійснювати аналіз витрат, а також їх прогнозування

·     Намагатися підвищити рівень організації праці,використовувати прогресивні технології.

·     Здійснювати облік витрат із залученням методів управлінського обліку, які дозволять вільно оперувати та прогнозувати рівень цих витрат.

Реалізація цих заходів дозволить дещо покращити стан обліку, аналізу і контролю за витратами на підприємстві.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.  Конституція України. Постанова ВР України від 28.06.96.

2.  Про оподаткування прибутку підприємств: Закон України. Постанова ВР України від 04.11.97 із змінами та доповненнями.

3.  Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні:Закон України.16.07.99р..

4.  Про податок на додану вартість: Закон України. Постанова ВР України від 04.03.98 із змінами та доповненнями.

5.  Про господарські товариства: Закон України. Постанова ВР України від 23.12.97 із змінами.

6.  Про підприємства в Україні: Закон України. Постанова ВР України від 27.03.91 із змінами та доповненнями.

7.  Про власність: Закон України. Постанова ВР України від 21.01.93 із змінами та доповненнями.

8.  Типове положення про склад витрат обігу та порядок їх планування і розподілу в торгівельній діяльності. Постанова КМУ від 18.03.96.

9.  Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон. Постанова КМУ від 10.07.98 із змінами.

10.    Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку. Наказ Мінфіну України від 24.05.95 №88 із змінами.

11.    Вказівки щодо організації бухгалтерського обліку в Україні. Наказ Мінфіну України від 07.05.93 №25 із змінами та доповненнями.

12.    Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів і розрахунків. наказ Мінфіну України №69 від 30.10.98 із змінами.

13.    Інструкція по бухгалтерському обліку балансової вартості груп основних фондів. Наказ Мінфіну України від 24.07.97 із змінами та доповненнями.

14.    Інструкція про порядок заповнення форм річного бухгалтерського звіту підприємства. Наказ Мінфіну від 18.08.95 із змінами та доповненнями.

15.    Програма реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів. Постанова КМУ від 28.10.98.

16.    Андреев В.Д. Практический аудит: справочное пособие. - М.: Финансы и статистика, 1995.

17.    Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятий и объединений. Под редакцией Рыбина В.А., М.-1987.

18.    Аудит: Учебник для вузов/ Подольский В.И., Полек Г.Б.,Савин А.А.- М.: Экономика, 1997.

19.    Баканов М.И., Капелюш А.В. Калькуляция издержек обращения в торговле. – М.: Экономика, 1992.

20.    Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. – М.: Информационо-издательский дом “Фисмень”, 1995.

21.    Бенько М.М. “Фінансовий та внутрішньогосподарський поділ обліку витрат обігу” “Вісник КДТЕУ” №2, 1998.

22.    Белобжецкий И.А. Бухгалтерский учет и внутренний аудит. – М.: Бухгалтерский учет, 1994.

23.    Берстайн Л.А. Анализ финансовой отчетности : теория, практика, интерпритация. – М.: Финансы и статистика, 1996.

24.    Бухгалтерский анализ. Под редакцией Гольцберга А.И. – К.: Торговое издательство, 1993.

25.    Волков В.Г. Бухгалтерский учет на предприятиях малого и среднего бизнеса. – М.: Бизнес-карта, 1995.

26.    Голов С.Ф. Фінансовий та управлінський облік. – К.: Автоінтерсервіс, 1996.

27.    Горелкин В.Г., Головко Т.В. и др. Первичная документация и ведение учетных регистров. – К.: Вища школа, 1992.

28.    Грабова Н.Н. Бухгалтерский учет в торговле. Практическое пособие. – К.: Учетинформ, 1996.

29.    Грабова Н.Н., Кривоносов Ю.Г. Учет основных хозяйственных операций в бухгалтерских проводках: Практическое пособие. – К.: А.С.К.,1998.

30.    Гребнев А.И., Поляков Ю.Л. Экономика торгового предприятия.- М.: Финансы и статистика, 1997.

31.    Завгородний В.П., Савченко В.Я. Бухгалтерский учёт, контроль и аудит в условиях рынка. – К.: Блиц-Информ, 1995.

32.    Завгородний В.П. Бухгалтерский учёт, контроль и аудит в системе управления предприятием. – К.: Ваклер, 1997.

33.    Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерского учёта, контроля, анализа и аудита. – К.: А.С.К., 1998.

34.    Карпова Т.П. Основы управленческого учёта. – М. ИНФРА, 1997.

35.    Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт, анализ хозяйственной деятельности и аудит. – М.: Перспектива, 1994.

36.    Кузьминский А.М. та інші Організація бухгалтерського обліку, контролю і аналізу. – К.: Вища школа, 1993.

37.    Николаева С.А. Особенности учета затрат в условиях рынка: система “Директ-Костинг”. М.: Финансы и статистика, 1993.

38.    Осейко Н.П. Бухгалтерский учет с помощью персонального компьтера. – К.: Вища школа, 1996.

39.    Подольский В.И., Дик В.В., Уринцов А.И. Информационные системы бухгалтерского учета. – М.: Юнити, 1998.

40.    Сопко В.В. Бухгалтерський облік. – К.: Техніка, 2000.

41.    Хонгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет : управленческий аспект. – М.: Аудит, 1997.

42.    Управленческий учет (с элементами финансового учета). Под редакцией Палия, Вандер Вила. – М.: ИНФРА, 1997.

43.    Архангельська Ж. Порядок формування та віднесення на собівартість фонду оплати праці//Бух.облік і аудит №8, 1998.

44.    Бабак А.А. Представительские расходы: оформление документов, отражение в учёте и отчётности.//Баланс №47, 1997.

45.    Грабова Н.Н. Облік, розподіл і списання витрат обігу в торговельних підприємствах//Бух.облік і аудит №8,9, 1998.

46.    Дорош Н.І. Актуальні проблеми розвитку аудиторського контролю в Україні//Світ бухгалтерського обліку №5, 1997.

47.    Пархоменко В. Облік доходів, витрат і фінансових результатів від діяльності, що підлягає патентуванню//Бух.облік і аудит №7, 1998.

48.    Сахарцева И.И. Управление издержками предприятий – это умение экономить ресурсы и максимизировать отдачу от них//Новигатор бухгалтера №44, 1998.

49.    Смоляр Т., Пугачов О. Порядок відшкодування витрат на службові відрядження//Бух.облік і аудит №3, 1998.

50.    Сопко В. Основи побудови внутрішньогосподарського (управлінського) обліку затрат і доходів діяльності (контролінг)//Бух.облік і аудит №12, 1996.

51.    Ткаченко Н. Бухгалтерський облік незавершеного виробництва, незавершених робіт (послуг)//Бух.облік і аудит №10, 1998.

52.    Турецкий Д.М. Учёт затрат на производство (издержек обращения)//Всё о бухгалтерском учёте №20, 1997.

53.    П(С)БО 3“Звіт про фінансові результати”№397/3690 від 21.06.99

54.    Бутинець Ф.Ф. Фінансовий облік. ЖІТІ, 2000.

55.    Бутинець Ф.Ф. Управлінський облік. ЖІТІ, 2000.

Похожие работы

Стратегічні аспекти управління ресурсами на підприємствах

Скачать

151867

16

0

... системою. Однак її недоліком є не досить тісний зв'язок з організаційним оточенням. І, нарешті, система менеджменту витрат базується на філософії менеджменту стосовно управління ресурсами підприємства - матеріальними, фінансовими, трудовими й процесами їх використання. Основними характеристиками менеджменту витрат є: 1) зосередження на попередженні витрат, а не на їх обліку; 2) тісний ...

Управління оборотними активами підприємства

Скачать

164611

19

13

... метою діяльності підприємства повинно бути створення конкурентоспроможної продукції з високими споживчими якостями. Висновки Дослідження теоретичних основ управління оборотними активами підприємства показало, що оборотні активи підприємства на відміну від необоротних мають досить рухливу структуру. При змінах на ринку залежно від сезону, роботи постачальників тощо запаси сировини, готової ...

Управління конкурентоспроможністю підприємства при виході на зовнішній ринок

Скачать

163721

29

18

... висока продуктивність праці низький імідж підприємства РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ УПРАВЛІННЯ КОНКУРЕНТОСПРОМОЖНІСТЮ ВАТ "ЮНІСТЬ"   3.1 Формування механізмів управління конкурентоспроможністю підприємства при виході на зовнішній ринок Кожне підприємство функціонує в певному зовнішньому середовищі, з елементами якого воно взаємодіє. Це середовище постійно змінюється, а тому і підприємству ...

Управління активами і пасивами підприємства

Скачать

64000

8

9

... або несвоєчасного повернення, а також ризик інфляційних втрат; запасам товарно-матеріальних цінностей – ризик втрати від форс-мажору і природного убутку та ін. [7] Стратегія управління капіталом (пасивами) підприємства спрямована на вирішення таких основних завдань: 1. Формування достатнього обсягу капіталу, що забезпечить необхідні темпи економічного розвитку підприємства. 2. Оптимізація ...