Налоговый учет расходов на командировки

5.4 Налоговый учет расходов на командировки

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на служебные командировки учитываются для целей налогообложения прибыли и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения прибыли отдельные виды командировочных расходов признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией, только в пределах норм, утвержденных Правительством РФ.

Установлено, что для целей налогообложения прибыли могут учитываться следующие расходы:

–          на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

–          на наем жилого помещения;

–          суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

–          на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

–          консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В соответствии со ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (освобождаются от налогообложения):

–          суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

–          фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

–          сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

–          расходы по найму жилого помещения;

–          расходы по оплате услуг связи;

–          расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.03.1999 г. № 277 стоимость комплекта постельного белья может быть включена к стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом). По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат. Размеры выплаты суточных и предельных норм возмещения расходе» по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Министерства финансы РФ от 02.08.2004 г. № 64н.

Работникам геологоразведочных и топографо-геодезические организаций, выполняющим геологоразведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организации, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организации, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствие.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 установлены следующие нормы по ежедневному полевому довольствию:

–          за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, – в размере 200 руб.;

–          за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, – в размере 150 руб.;

–          за работу на базах геологоразведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области. – в размере 75 руб.;

–          за работу на базах геологоразведочных организаций, расположенных в других районах, – в размере 50 руб.

Таким образом, для целей налогообложения по налогу на прибыль и итогу на доходы физических лиц нормируются только суммы суточных и полевого довольствия.

В соответствии с подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ для организаций, применяющих метод начисления, расходы на командировки признаются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета.

В соответствии с п. 3 ст. 273 НК РФ для организаций, применяющих кассовый метод, расходы на командировки признаются в налоговом учете только после их фактической оплаты. При этом расходы на командировки при кассовом методе должны приминаться в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден финансовый отчет, но только в части, не превышающей сумму выданного раннее аванса. Если же по авансовому отчету выявлен перерасход, то сумма командировочных расходов в части перерасхода может быть учтена в составе расходов только после того, как организация погасит свою задолженность перед работником (погасит сумму перерасхода).

В налоговой отчетности командировочные расходы в пределах установленных норм показываются в составе прочих расходов по строке 060 и в том числе по строке 100 Приложения 2 к листу 02 «Расходы, связанные с производством и реализацией» декларации по НПО. В конечном итоге эти расходы будут учтены по строке 020 листа 02 «Расчет налога на прибыль организаций» декларации по НПО в составе расходов, уменьшающих сумму доходов от реализации.

Командировочные расходы сверх установленных норм показываются в составе расходов, не учитываемых для целей налогообложения прибыли, по строке 290 и в том числе по строке 300 Приложения 2 к листу 02 «Расходы, связанные с производством и реализацией» декларации по НПО. Основанием для вычета сумм НДС, уплаченных по расходам по проводу к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), является сумма НДС, выделенная в проездном документе (билете).

При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, услуг по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумма НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

В бланках строгой отчетности, подтверждающих фактическую уплату суммы налога по услугам гостиниц, по услугам по пользованию в поезде постельными принадлежностями (не включенными в стоимость проездного документа), в проездном документе (билете) выделение отдельной строкой соответствующей суммы НДС является обязательным условием для обоснования права на вычет.

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС должны храниться у организации-покупателя в журнале учета полученных счет-фактур. При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для счета сумм НДС являются счет-фактура и документы, подтверждают фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).

Если в проездных документах (билетах), подтверждающих стоимость проезда работника из командировки к месту постоянной работы нет указаний о предъявлении к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в полной сумме следует относить к прочим расходам, связанным с производством и/или реализацией. Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки обратно, не подтвержденные документально, не учитываются для цен налогообложения, т.е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Кроме того, в случае оплаты эти расходы подлежат включению в доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц.

При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (т.е. по 12 руб. в сутки).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ). К числу таких выплат относятся суточные и полевое довольствие, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Исходя из вышесказанного суммы компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов, превышающих нормы, установленные законодательством РФ, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) на общих основаниях.

Данная норма подтверждается письмом МНС РФ от 17.02.2004 г. № 04-2- 06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». В бухгалтерском учете начисленные суммы НДФЛ отражаются по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (например, на субсчете 68-4 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»).

В соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению единым социальным налогом (ЕСН) установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. При оплате организацией расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не облагаются суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Что касается налогообложения единым социальным налогом выплат в виде суточных и полевого довольствия, выходящих за пределы норм, установленных в соответствии с законодательством, то эти суммы не являются компенсационными и не учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в соответствии с п. 38 ст. 270 НК РФ.

При этом п. 3 ст. 236 НК РФ предусмотрено, что вышеуказанные выплаты (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН у налогоплательщика-органи-зации, если такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Таким образом, суточные и полевое довольствие, предусмотренные локальным актом организации и превышающие нормы, установленные законодательством РФ, не признаются объектом налогообложения по ЕСН, т.к. эти суммы не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Суммы суточных и полевого довольствия сверх установленных норм у организаций, не формирующих налоговую базу по налогу на прибыль, подлежат обложению ЕСН на основании п. 1 ст. 237 НК РФ.

Из изложенного выше материала видно, что в налоговом учете отдельные виды командировочных расходов (в частности, расходы на оплату суточных и полевого довольствия) принимаются в пределах установленных норм, а в бухгалтерском учете все командировочные расходы, в числе сверх установленных норм, учитываются в полном объеме. В случае, когда произведенные организацией командировочные расходы отличаются от сумм расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, возникает необходимость в применении норм ПБУ 18/02.

Аналогично представительским расходам, при превышении фактических расходов, учитываемых при формировании бухгалтерской прибыли (убытка), над расходами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли, по которым имеются ограничения по расходам, в соответствии с п. 4 ПБУ 18/02 возникает постоянная разница. Постоянная разница образуется за счет отдельных сверхнормативных командировочных расходов, которые не учитываются при налогообложении прибыли как в отчетном, так и в последующих отчетных периодах, но полностью учитываются в бухгалтерском учете в отчетном периоде.

Постоянная разница при формировании налогооблагаемой прибыли приводит к образованию постоянного налогового обязательства, которое признается организацией в том отчетном периоде, в котором возникает постоянная разница. В бухгалтерском учете постоянное налоговое обязательство рассматривается как сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде.

Пример. Допустим, что организация направила своего работника в командировку с целью заключения договора с организацией, расположенной в другом городе. Работнику были выданы под отчет денежные средства в сумме 6 000 руб. Размер суточных установлен распоряжением руководителя организации в сумме 300 руб. за каждый день нахождения в командировке. Срок командировки составил четыре дня.

Согласно утвержденному по возвращении работника авансовому отчету подотчетная сумма не была им израсходована полностью. Остаток по израсходованной подотчетной сумме составил 300 руб. и был возвращен работником в кассу организации при сдаче авансового отчета.

Все расходы на командировку подтверждены оправдательными документами. Стоимость проезда работника до места командировки и обратно согласно проездным документам составила 2 140 руб., сумма НДС в проездных документах не была выделена отдельной строкой. Стоимость проживания работника в гостинице, подтвержденная бланком строгой отчетности, составила 2 360 руб., в том числе НДС в сумме 360 руб. был выделен отдельной строкой.

По условиям примера общая сумма израсходованных суточных составляет 1 200 руб., в том числе суточные в пределах норм составляет 400 руб., а сверхнормативные расходы по суточным – 800 руб. [(300 руб. – 100 руб.) × 4 дня]. Для целей налогового учета суточные могут быть признаны только в пределах установленных норм, т.е. в сумме 400 руб.

Превышение норматива расходов на суточные приводит к возникновению постоянной разницы в сумме 800 руб. Данная постоянная разница приводит к образованию постоянного налогового обязательства в сумме 192 руб. (800 руб. × 24 %/100 %).

На эту сумму должна быть увеличена сумма налога на прибыль, подлежащая уплате в бюджет за отчетный период. Кроме того, от суммы суточных, превышающей установленные нормы, должен быть удержан налог на доходы физических лиц (НДФЛ), который в данном случае составит 104 руб. (800 руб. × 13 %).

Таблица 26

В бухгалтерской отчетности постоянное налоговое обязательство справочно отражается по строке 200 отчета о прибылях и убытках (форма № 2) и учитывается при определении по данным бухгалтерского учета текущего налога на прибыль (строка 150 формы № 2), признаваемого налогом на прибыль для целей налогообложения.

Если организация хочет избежать применения норм ПБУ 18/02, то ей следует при осуществлении нормируемых видов командировочных расходов придерживаться норм, установленных налоговым законодательством.

Похожие работы

Совершенствование бухгалтерского учета финансового результата деятельности организации и распределения прибыли в условиях перехода на новый план счетов

Скачать

187181

33

6

... предприятия, которая отражается в балансе по строке 440 «Фонд социальной сферы» в сумме 5 278 тыс. руб. 4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВОГО РЕЗУЛЬТАТА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИБЫЛИ И УЛУЧШЕНИЯ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ ООО «КУБАНЬ-ОЛИМП» При изучении бухгалтерского учета на предприятии ООО «Кубань-Олимп» были выявлены нарушения и ...

Бухгалтерский учет, анализ и аудит финансовых результатов

Скачать

122420

18

0

... базу: -     приказ предприятия об учетной политике на отчетный год; -     формы бухгалтерской отчетности №№ 2, 4; -     Главная книга; -     Журналы-ордера №№ 1, 2, 11, 15, а также данные аналитического и синтетического учета, первичные документы. 2.3 Аудит финансовых результатов от обычных видов деятельности Финансовый результат от продажи продукции (работ, ...

Бухгалтерский учет и аудит расходов на оплату труда в торговой организации

Скачать

200973

6

0

... страхования * 69.3 3,4 Территориальный фонд обязательного медицинского страхования * 69.4 1,2 Фонд обязательного медицинского страхования от несчастного случая 3. Аудит расходов на оплату труда в торговой организации ООО «Торговый Дом Элсвик Северо-Запад» 3.1. Оценка системы внутреннего контроля на предприятии Потребность во внутреннем контроле в ...

Бухгалтерский учет оптовой торговли ООО "Торгоград"

Скачать

71581

0

0

... и предлагает потребителям большое количество готовых решений и настраиваемых конфигураций программ. Эти программы позволяют автоматизировать оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю и производство, вести складской учет и учет персонала. В основе функционирования по-настоящему ...