Функциональная модель процесса разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК»

1.3.3. Функциональная модель процесса разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК»

Как видно из структурной схемы АСУ РООИ «СОРАТНИК», представленной на рис. 2, последним уровнем структуризации, является задача. Под задачей принято понимать комплекс вычислительных и логических процедур обработки информации, используемых для реализации конкретных фаз управления в составе отдельного ФУБа.

Проведенный, согласно теме дипломного проекта, анализ процесса управления разработкой и реализацией целевых программ в РООИ «СОРАТНИК» позволяет описать функциональную модель управления данным процессом. Для проектирования и описания вышеуказанной модели в представленном дипломном проекте была использована методология бизнес-процессов GRADE 14 фирмы Infologistik GmbH. Которая предписывает построение иерархической системы диаграмм, основанных на двух фундаментальных концепциях: задачи и события. Сначала производится представление процесса в целом (головной бизнес-процесс «Организация целевых программ»), после чего проводится функциональная декомпозиция – процесс разбивается на подпроцессы и каждый подпроцесс описывается отдельно. Затем каждый подпроцесс разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности описания выделяемых задач.

1

Рисунок 6

.3.3.1. Бизнес-процесс «Организация целевых программ»

1

Рисунок 7

.3.3.1.1. Бизнес-процесс «Разработка целевой программы»

1

Рисунок 8

.3.3.1.1.1. Способы выявления возможных вариантов целевой программы

1.3.3.1.1.1.1. Бизнес-процесс «Выявление возможных вариантов целевой программы о

Рисунок 9

тделом работы с инвалидами»

1.3.3.1.1.1.2. Бизнес-процесс «Выявление возможных вариантов целевой программы

Рисунок 10

отделом маркетинга и рекламы»

1

Рисунок 11

.3.3.1.1.1.3. Бизнес-процесс «Выявление возможных вариантов целевых программ экспертно-медицинским отделом»

1

Рисунок 12

.3.3.1.1.2. Бизнес-процесс «Составление сметы на целевую программу»

1

Рисунок 13

.3.3.1.2. Бизнес-процесс «Выбор оптимальной целевой программы»

1

Рисунок 14

.3.3.1.3. Бизнес-процесс «Выполнение этапа целевой программы»

1

Рисунок 15

.3.3.1.3.1. Бизнес-процесс «Контроль за расходованием средств»

1

Рисунок 16

.3.3.1.4. Бизнес-процесс «Составление отчета о выполнении целевой программы»

1

Рисунок 17

.3.3.1.5. Бизнес-процесс «Анализ выполнения целевой программы»

1

Рисунок 18

.3.3.2. Бизнес-процесс «Финансирование целевых программ»

1

Рисунок 19

.3.3.2.1. Бизнес-процесс «Финансирование этапа целевых программ»

1.3.3.2.1.1. Бизнес-процесс «Контроль за финансированием

э

Рисунок 20

тапа целевой программы»

1.3.4. Информационная модель процесса разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК»

На основании обследования и анализа структурных подразделений РООИ «СОРАТНИК», определения функциональных задач исследуемого процесса разработки и реализации целевых программ и функционального взаимодействия структурных подразделений в рамках этого процесса были определены основные информационные потоки и каналы информационного взаимодействия элементов системы, выявлены и уточнены локальные маршруты движения документов в системе единого документооборота. В результате возможно определить информационную модель процесса разработки и организации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК». В общем случае информационная модель исследуемого процесса или подсистемы определяет следующую структуру информации:

состав входных и выходных документов;

источники и потребители информации;

обработка информации на магнитных носителях.

В данном случае на обследуемом объекте компьютерная электронно-вычислительная техника применяется исключительно как средство производства (при наборе текстов) и не является средством обеспечения производственных информационно-управляющих процессов организации. Поэтому предпроектная информационная модель исследуемого процесса определяется лишь двумя первыми составляющими (Рис. 20).

Поскольку в процессе разработки и организации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК» первостепенную роль имеет информация по определению финансовых потоков и финансовой отчетности организации, в рамках данного подраздела дипломного проекта уместно представить общую схему информационно-финансового взаимодействия организации с внешней деловой средой (Рис. 21).

Информационная модель процесса разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК»

Рисунок 20

Потоки информационного взаимодействия в РООИ «СОРАТНИК»

по финансовым вопросам

Рисунок 21

Характеристика обеспечивающих подсистем АСУ

К числу обеспечивающих подсистем АСУ относятся:

техническое обеспечение АСУ – комплекс технических средств для сбора, передачи и переработки информации, используемой при функционировании АСУ. К таким техническим средствам относится вычислительное и вспомогательное оборудование, аппаратура и средства связи для передачи информации, а также периферийное оборудование;

информационное обеспечение АСУ – совокупность первичных и производственных данных, а также методов и технологических приемов их рациональной организации, формирования и преобразования в условиях функционирования АСУ. В состав информационного обеспечения включаются:

нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы – условно-постоянная информация;

текущие данные, поступающие в систему извне и требующие ответной реакции системы – переменная информация;

накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые для развития системы.

Поскольку любая информация должна быть отражена на соответствующем носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания информации, но и в определении материальных носителей информации, в создании систем ведения документации, классификации, кодирования и хранения информации на машинных носителях (магнитные диски, лазерные диски и т.д.). Суммируя все вышесказанное, информационное обеспечение АСУ представляет собой совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации. Основной целью информационного обеспечения АСУ является своевременная выдача необходимой, достоверной и удобной для использования информации для принятия управленческих решений.

ПМО АСУ – совокупность языковых и программных средств, а также методов и алгоритмов решения задач АСУ. ПМО АСУ реализуется тремя аспектами: математическим, лингвистическим и программным обеспечением.

организационное обеспечение АСУ. В его состав входят:

разработка организационной структуры аппарата управления;

определение основных задач и функций отдельных структурных подразделений аппарата управления;

определение комплекса входной и выходной документации по каждому структурному подразделению;

разработка схемы регламентации взаимодействия между собой всех структурных подразделений аппарата управления;

определение места и функций вновь вводимых подразделений в аппарат управления;

разработка должностных инструкций.

Рассмотрим отдельно информационно-аналитическое обеспечение АСУ.

1.4.1. Информационно-аналитическое обеспечение АСУ

Предпроектный анализ деятельности РООИ «СОРАТНИК» показал, что информационно-аналитическое обеспечение процесса разработки и реализации целевых программ в организации представляет собой типовой по методологии ведения документопоток общего делопроизводства организации, основанный на бумажном документационном обеспечении без использования современных информационно-управляющих технологий. Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Поэтому при наличии регламентации деятельности организации, прежде всего в отношении делопроизводства, необходимо применение информационных технологий как доступного и эффективного инструмента автоматизации на основе безбумажного («малобумажного») делопроизводства и документооборота.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые определяют документопоток. По форме оформления они подразделяются на электронные документы (сообщения электронной почты, факсимильная информация, сообщения в корпоративной сети) и бумажные документы. В частности в деятельности РООИ «СОРАТНИК» можно выделить следующие типы бумажных документов, согласно вышеизложенной классификации:

Входящая информация:

Письма;

Договора и контракты;

Законодательные акты;

Нормативные документы;

Периодические издания;

Книги;

Реклама;

Анкеты;

Внутренние документы:

Приказы;

Инструкции;

Отчеты;

Служебные записки;

Бухгалтерские документы;

Исходящая информация:

Письма;

Договоры и контракты;

Справки и медзаключения;

Отчеты.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т. д.

В административно-управленческой сфере общественной практики используется понятие служебный документ (деловая бумага). Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности - это:

точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей;

языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише.

Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

личные,

директивные и распорядительные,

административно-организационные,

информационно-справочные,

деловые письма,

финансовые документы,

учетные документы.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов:

линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.),

трафарет (справки, контракты, договоры и др.),

таблица (финансовые ведомости и др.),

анкета (личный листок по учету кадров и др.),

тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. N 9-ст. Стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно - правовой формы.

2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68). Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов.

Система ведения делопроизводства в организациях в советские времена регламентировалась Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. Но в то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым им ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях.

Результаты такого исследования документопотоков процесса разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК» были представлены в п. 1.3.4. настоящего дипломного проекта в виде информационной модели процесса.

Документационное информационно-аналитическое обеспечение процесса разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК», непосредственно формирующее нормативно-правовую документальную основу для всех правоотношений, возникающих в указанном процессе можно разделить на несколько функциональных групп:

Нормативно-правовое документационное обеспечение - законодательные и нормативные акты Российской Федерации и Москвы, в частности

Федеральный закон «О некоммерческих организациях» от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ;

Федеральный закон "Об общественных объединениях" в редакции Федеральных законов от 17.05.97 г. N 78-ФЗ и от 19.07.98 г. N 112-ФЗ;

Закон города Москвы от 05.07.1995 г. № 11-46 «О благотворительной деятельности» (в редакции от 10.06.1998 г.);

Закона города Москвы от 29.11.2000 г. №35 "О ставках и льготах по налогу на прибыль";

Уставы и Положения, прочее.

Организационно-распорядительное документационное обеспечение - документы-запросы, распорядительные документы, инициативные документы, отчеты для внутреннего контроля деятельности организации, справки, прочее.

Научно-исследовательское и методическое документационное обеспечение - материалы экспертно-медицинских комиссий, тематических советов и рабочих групп, медицинская экспертиза, аналитические материалы проведенных исследований научных и маркетинговых исследований.

Учетное документационное обеспечение – заявления членов организации, справки внешних медико-профилактических организаций, учетные документы, прочее.

Проектное документационное обеспечение - проекты целевых программ, проекты получения инвестиций, проекты распределения средств, сметы, прочее.

Финансово-договорное документационное обеспечение – договора инвестирования, договора подряда, договора поставки, справки в налоговые органы, отчеты об использовании средств.

Примеры форм некоторых документов представлены в Приложениях 1-12.