Описание решения задачи в базовом варианте

2.1.2. Описание решения задачи в базовом варианте

В РООИ «СОРАТНИК» учет всей функционально используемой информации по членам организации, результатам целевых программ, поставщикам, инвесторам, медицинским показателям и т. п., ведется на бумажных носителях и лишь в отдельных случаях с помощью табличного приложения Excel 97 без применения каких-либо средств автоматизации (например, языка Visual Basic), позволяющих сократить затраты времени и трудоемкость обработки данных.

Несовершенные базы данных в Excel 97 были разработаны неквалифицированными сотрудниками без соблюдения основных принципов проектирования баз данных, в результате чего обнаруживаются следующие недостатки:

частое дублирование информации;

большое количество полей в базе данных, вследствие чего неудобен просмотр и ориентировка по записям;

хранение той информации в базе данных, которую можно легко получить в результате расчетов.

Используемый способ хранения и обработки информации не позволяет быстро и оперативно получать различные отчеты и выборки. Отбор исходных данных и составление требуемых отчетов производится практически в ручную, что занимает непозволительно много времени и тормозит основную работу организации. Разрабатываемая программная система должна устранить все эти недостатки путем нормализации базы данных и применения автоматизированных средств учета информации.

Модель решения задачи автоматизированного учета и электронного документооборота в процессе разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК»

Проектируемая система автоматизированного учета управления электронным документооборотом в процессе разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК» предназначена для следующих целей:

Интеграция процессов документарного обеспечения организации в рамках единой информационной системы;

Повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшении времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

Уменьшения стоимости документационного обеспечения управления организацией за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

Уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

Создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

При этом реализуются следующие функциональные задачи:

Организация доступа к базам данных систем учета функциональной информации в частности по процессам подготовки и реализации целевых программ с целью получения всей необходимой информации для выполнения отчетов и выборок;

Решение вопросов импорта и эффективной обработки данных с по­мощью возможностей табличного процессора Access;

Подготовка отчетности с возможностью предварительного просмот­ра и выводом на печать;

Организация возможности настройки пользователем выходных форм документов;

Построение дружественного интерфейса для возможности работы с системой неквалифицированных пользователей;

Организация защиты информации (например, использование паро­лей при работе с системой, создание резервных копий баз данных, защита таблиц Access и др.);

Обеспечение контроля правильности вводимой информации.

2.2.1. Схема автоматизированного учета и электронного документооборота

Таким образом, исходя из всего вышеизложенного, функциональная схема автоматизированной системы учета и управления электронным документооборотом в рамках процесса подготовки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК» может быть представлена следующим образом (рис. 22).

Рисунок 22

2.2.2. Информационная модель учета и электронного документооборота в процессе управления разработкой и реализацией целевых программ в РООИ «СОРАТНИК»

В связи с организацией единого централизованного хранения и использования функциональной информации в ходе основной деятельности РООИ «СОРАТНИК» существенно сокращается цепочка функционального взаимодействия структурных подразделений организации. Это осуществляется путем устранения промежуточных посреднических звеньев в ходе формирования информационных потоков в деятельности организации, за счет непосредственного доступа конечных пользователей информации к информационному банку данных с учетом целесообразно предоставленных прав доступа. Таким образом, информационная модель решения задачи учета и управления документооборотом в ходе процесса разработки и реализации целевых программ в РООИ «СОРАТНИК» существенно упрощается и может быть представлена следующим образом (рис. 23).

Рисунок 23

Похожие работы

Некоммерческая организация

Скачать

133183

15

3

... принципах, реализуемых через осуществление предпринимательской деятельности: 1.   самофинансирование; 2.   самоокупаемость; 3.   саморегулирование; 4.   материальная и финансовая ответственность; 5.   коммерческая тайна. Финансы некоммерческих организаций строятся на таких принципах, как: 1.   внешнее финансирование (образование денежных фондов за счет членских взносов, пожертвований, ...

Организация взаимодействия специализированных учреждений для несовершеннолетних нуждающихся в социальной реабилитации, с негосударственными организациями по профилактике детской безнадзорности

Скачать

182172

1

0

... и эффективного участия в решении важнейших социальных проблем, включая профилактику безнадзорности несовершеннолетних. II. Взаимодействие специализированных учреждений для несовершеннолетних, нуждающихся в социальной реабилитации, с негосударственными организациями по профилактике детской безнадзорности §1. Диагностика социума детей группы риска Основным "поставщиком" безнадзорных детей ...

Финансы организаций

Скачать

68184

4

4

... самофинансировании, материальной заинтересованности, материальной ответственности, обеспечении финансовыми резервами, осуществлении контроля за финансово-хозяйственной деятельностью. Все эти принципы организации финансов существовали и ранее, но в условиях рыночной экономики существенно развились (рис. 1). Рис. 1. Принципы организации финансов Принцип хозяйственной самостоятельности ...

Организация финансирования опытно-конструкторских и научно-исследовательских разработок

Скачать

88091

2

0

... значение. В федеральных министерствах и других федеральных органах исполнительной власти, а также в организациях, осуществляющих координацию деятельности по разработке, финансированию и реализации комплексных и целевых научно-технических программ, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, действуют отраслевые и межотраслевые внебюджетные фонды научно-исследовательских и опытно- ...