Порядок использования грифа ограничения доступа на документах. Степени доступа к документам

2. Порядок использования грифа ограничения доступа на документах. Степени доступа к документам

2.1. Гриф ограничения доступа к документу или гриф доступа (конфиденциальности) представляет собой служебную отметку (рек визит), которая проставляется на носителе информации или со проводительном документе к нему. Определение необходимости проставления грифа степени ограничения доступа на документах осуществляется исполнителем и лицом, подписывающим документ, а на издании — автором (составителем) и руководителем, утверж дающим издание к печати.

Документы и информация, отнесенные к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, кадровой документации), как правило, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными.

2.2. Гриф ограничения доступа (конфиденциальности) присваи вается документу:

исполнителем на стадии подготовки документа;

руководителем структурного подразделения или руководителем организации иа стадии согласования- или подписания документа;

адресатом получателем) документа на стадии его первичной обработки в сяужбе ДИОД.

2.3. Изменение грифа доступа документа (конфиденциальнос ти)производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа являются:

соответствующая корректировка перечней ДИОД; .. истечение установленного срока действия грифа; . наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия договора).

2.4. Устанавливается четыре степени конфиденциальности инфор мации: "особо конфиденциально", "совершенно конфиденциально", "конфиденциально", а также для для служебной информации огра ниченного распространения федеральных органов исполнительной власти "для служебного пользования", и соответствующие этим сте пеням грифы конфиденциальности документов.

Использование перечисленных грифов для ограничения доступа и распространения информации, не относящейся к конфиденциальной, не допускается.

2.5. На документах, делах, изданиях, а также других носителях информации наносится гриф конфиденциальности информации, включающей следующие реквизиты;

степени конфиденциальности информации, со ссылкой на соответствующий пункт действующего в организации перечня информации конфиденциального характера;

при необходимости отметки:

об организации, осуществившей ограничение доступа к конфиденциальной информации;

о регистрационном номере;

о дате или условии снятия степени конфиденциальности информации, либо о событии, после наступления которого с информации будет снято ограничение доступа.

Гриф конфиденциальности информации наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (при необходимости дополняется номером экземпляра документа, дела, издания), на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. Например:

Особо конфиденциально или Для служебного пользования экз. 3

Для осуществления нанесения регистрационного номера на ре-гистрационнОКонтрольных карточках, а также в автоматизированных картотеках допускается сокращение написания грифа конфиденциальности; "особо конфиденциально" — "ОКФД", "Совершенно конфиденциально" — "СКФД", "конфиденциально" — "КФД", "для служебного пользования" — "ДСП".

2.6. Руководители структурных подразделений, должностные лица имеют право снимать гриф ограничения доступа с документов и изданий, подготовленных в данном структурном подразделении.

После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой руководителя, подписавшего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.

В целях своевременного изменения или снятия грифа ограничения доступа с документов необходимо регулярно просматривать учетные картотеки (перечни, журналы, списки и т.д.) ДИОД и выявлять те документы, которые могут быть удалены из картотек перечней, журналов, списков.

3. Перечень ДИОД

3.). Состав ДИОД определяется ее собственником и фиксируется в специальном перечне. Перечень ДИОД является постоянным рабочим материалом руководства организации, службы ДИОД, служб безопасности, службы открытого делопроизводства и других структурных подразделений. Он должен регулярно обновляться, подлежать корректировке.

3.2.В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф доступа информации, фамилии сотрудников, имеющих право досту па к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок дей ствия грифа или наименование события, снимающего это ограниче ние, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

3.3.Важной задачей перечня является дробление информации на отдельные информационные элементы, известные разным дол жностным лицам. В свою очередь закрепление информации огра ниченного доступа за конкретными документами позволяет исклю чить возможность необоснованного издания документов или включения в них избыточных данных.

3.4.Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в об щий перечень конфиденциальной информации, могут иметь струк турные подразделения организации.