Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков, документов, печатей, штампов

11. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков, документов, печатей, штампов

11.1. Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей и др., печати, штампы — носители и реквизиты ДИОД (далее — блан ки) являются одним из средств защиты документов от подделки, а также являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Бланки изготавливают только полиграфическими и штемпель-но-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

11.2. На бланках типографским способом или нумератором про ставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров (не касается печатей и штампов). Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:

при поступлении бланков (печатей, штампов): наименование вида бланка (печати, штампа); дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации — поставщика бланков (печатей, штампов);

количество экземпляров;

серия и номера бланков (не касается печатей и штампов);

при выдаче бланков:

наименование вида бланка (печати, бланка);

количество экземпляров;

серия и номера бланков (не касается печатей и штампов);

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица-получателя бланков (печатей, штампов);

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

11.3.Бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрацнонной форме.

11.4.Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на службу ДИОД. Лица, персонально ответ ственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

11.3. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел.

11.6. Проверку наличия, использования и хранения бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распоряди тельным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах пос ле последней записи. В случае обнаружения нарушений при изго товлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия про водит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.

11.7. Допускается тиражирование средствами оперативной поли графии организации документов на бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью.

Приложение 2

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ о режиме секретности (пропускном и внутриобъектовом режимах) в административных зданиях организаций

Общие положения

1.1.Настоящая Инструкция разработана в соответствии с тре бованиями Закона Российской Федерации "О государственной тай не", Закона Российской Федерации "О закрытом административ но-территориальном образовании", нормативных актов о режиме секретности в организациях.

1.2.Требования Инструкции по осуществлению пропускного и внутриобъектового режима в административных зданиях организа ции призваны не допускать:

проникновения посторонних лиц на охраняемую (режимную) территорию организации в режиме секретности;

посещение режимных помещений без служебной необходимости работниками организации и командированными лицами;

внос (ввоз) на территорию организации личных визуальных средств наблюдения, кино- и фотоаппаратуры, радиотехнической и другой аппаратуры;

вынос (вывоз) с территории организации секретных документов без соответствующего разрешения.

1.3. Инструкция предусматривает:

организацию: Бюро пропусков, контрольно-пропускных пунктов (КПП) и постов с пропускными функциями на входах (выходах) на режимные территории и помещения;

введение системы постоянных, временных, разовых, материальных и транспортных пропусков;

определение должностных лиц, имеющих право давать разрешение на выдачу соответствующего вида пропусков;

определение перечня предметов, запрещенных к проносу (провозу) на режимную территорию (помещение);

охрану здания, помещений, хранилищ секретных документов;

оборудование мест для переговоров посетителей по внутреннему телефону;

определение перечня лиц, которые допускаются в режимные помещения, где ведутся секретные работы.

1.4. Внутриобъектовый режим — совокупность организационных и технических мероприятий и правил, направленных на обеспечение

режима секретности и сохранение государственных и служебных секретов в организации.

1.5. Внутриобъектовый режим предусматривает:

соблюдение необходимого порядка подбора, изучения и оформления лиц для работы в организации;

ограничение круга лиц, допускаемых к секретным работам, документам; определение должностных лиц организации, имеющих право разрешать ознакомление с той или иной категорией документов и информации;

доведение до исполнителей только такого объема секретных сведений, который им необходим для выполнения служебных заданий;

проведение работы среди исполнителей по разъяснению требований режима секретности, повышению их ответственности за сохранение доверенных секретов;

порядок передвижения на территории организации;

выделение соответствующих помещений для производства секретных работ и осуществления контроля за допуском посетителей в эти помещения;

обеспечение установленного порядка пользования секретными документами;

проведение мероприятий по предотвращению утечки секретов в повседневной деятельности;

проведение мероприятий по предотвращению утечки секретов в процессе проведения совещаний, конференций, выставок и т.п., а также при посещении объектов иностранцами; -

передачу сводок, отчетов и другой информации о секретных работах, документах, только с исполъзованиемсекретной переписки, шифрованной связи или телефонных и телеграфных каналов, оборудованных специальной аппаратурой;

осуществление контроля за применением технических средств, используемых для передачи, приема, обработки и размножения секретной информации, а также за подготовкой предназначенных для проведения секретных мероприятии помещений с тем, чтобы они удовлетворяли требованиям по защите от утечки секретной информации;

исключение возможности бесконтрольного использования средств специальной телефонной связи посторонними лицами, а также расконспирации реализуемых в них технических мер зашиты;

оборудование изолированных комнат вне охраняемой территории для приема представителей других учреждений (предприятий);

размещение административно-хозяйственных и других служб, общественных организаций, не имеющих непосредственного отношения к проводимым секретным работам, вне охраняемой территории.

 Пропускной режим

2.1.Надежность охраны и пропускной системы достигается со четанием наиболее оптимального количества выставляемых сотруд ников охраны и применением технических средств охранной и про тивопожарной сигнализации.

2.2.Пропускной режим в организации устанавливается в соот ветствии с данным разделом Инструкции, который определяет:

порядок доступа граждан и въезда (выезда) транспортных средств на территории организации;

порядок вноса (выноса), ввоза (вывоза) грузов, специальных грузов, документов и материальных ценностей;

перечень должностных лиц, имеющих право принятия решений об оформлении и выдаче пропусков соответствующих видов;

порядок контроля за обоснованностью выдачи пропусков, своевременностью их изъятия и погашения.

2.3. Граждане, нарушившие требования пропускного режима либо допустившие противоправное преодоление границы запретной и кон тролируемой зон организации, могут быть задержаны в порядке и на срок, установленные законодательством Российской Федерации.

2.4. Организация и осуществление пропускной системы возла гается на начальника Службы охраны (Отряда военизированной охраны и т.п., далее — Службы охраны) организации.

Сотрудники Службы охраны имеют право производить задержание лиц, грубо нарушивших пропускной и внутриобъектовый режимы, до прибытия правоохранительных органов.

2.5.Оформление и выдача удостоверений (приложение 1), про пусков штатному составу организации, а также лицам, прибывшим в командировку, осуществляется Бюром пропусков. Бюро пропус ков должно иметь сейф (металлический шкаф) с надежными и проч ными запорами и тремя экземплярами ключей для хранения блан ков пропусков, печатей, штампов, угловых знаков (шифров) и изъятых из обращения пропусков. Сейф (металлический шкаф) должен быть учтен в Спецуправлении (1 отделе, Режимно-секрет- ном отделе, далее — Спецуправлении) по журналу учета сейфов, металлических шкафов, спецхранилищ и ключей от них (форма 1). Рабочие экземпляры ключей от сейфа и входных дверей в опеча танном пенале сдаются в смену караула Службы охраны под рас писку в журнале приема (сдачи) под охрану хранилищ, сейфов и ключей от них (форма 2).

2.6.На Бюро пропусков возлагаются следующие основные задачи:

оформление, выдача пропусков, их замена, перерегистрация и уничтожение по окончании сроков их действия;

представление заявок на изготовление бланков пропусков, печатей, штампов и условных знаков (шифров), проставляемых на пропусках, учет и хранение их, своевременное обеспечение КПП образцами действующих пропусков, а соответствующих структурных подразделений — разовыми материальными пропусками;

ежедневная проверка полноты сдачи разовых пропусков, выданных посетителям в течение рабочего дня;

ведение соответствующих книг, журналов учета и документации на получение, выдачу, уничтожение пропусков и т.п.

Бланки всех видов пропусков учитываются в книге учета пропусков (форма 3). Для учета каждого вида пропусков в книге отводится несколько страниц, а при большом количестве бланков могут заводиться отдельные книги.

Списание выданных пропусков и выведение остатка в книгах учета осуществляется ежеквартально. По этим же книгам в конце отдельным разделом учитываются печати, штампы и условные знаки (шифры) с проставлением их оттисков. Учет вышеперечисленных материалов должен вестись четко и отражать фактическое их наличие.

Начальник Бюро пропусков подчиняется непосредственно начальнику Службы охраны.

2.7. Контроль за входом (выходом), въездом (выездом) осуществляют сотрудники охраны КПП. Наименования КПП, их место расположения, необходимое количество сотрудников охраны регламентировано Табелем постов караула Службы охраны.

2.6. На КПП (посту) хранится следующая документация: "

инструкция сотруднику охраны КПП (поста); Т"

образцы действующих пропусков;

списки должностных лиц, которым предоставлено право выдачи разовых материальных пропусков с образцами подписей; опись документации и имущества.

Документация утверждается начальником Службы охраны. Все образцы пропусков перечеркиваются цветной полосой по диагонали, и делается надпись "Образец".

2.7.На всех КПП ведется книга приема и сдачи дежурства, кото рая пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается, заверя ется подписью и учитывается в делопроизводстве Службы охраны.

2.8.Начальник Службы охраны лично отвечает за состояние про пускного режима и обязан уделять должное внимание контрольно- пропускной службе, систематически контролировать ее несение.

2.9.Личный состав КПП должен нести службу в строгом соот ветствии с требованиями инструкции, в которой излагаются следу ющие основные вопросы:

назначение и задачи контрольно-пропускных пунктов (постов); подчиненность и обязанности; время и место отдыха сотрудников; порядок приема и сдачи дежурства; порядок проверки пропусков и других документов; въезда (выезда) служебных (личных) автомобилей; внос (вывоз, провоз) оборудования (имущества); контроль за убытием лиц, вошедших по разовым пропускам; действия личного состава КПП по прибытии лиц, не имеющих пропусков и на которых нет заявок, и другие вопросы.

2.10.Лица, находящиеся на территории или в зданиях организа ции без пропусков, задерживаются для выяснения обстоятельств их проникновения. Об этом докладывается начальнику Службы охраны и ставится в известность начальник Спецуправления.

2.11.Для прохода на территорию и в здания организации со трудникам организации выдаются удостоверения (Приложение 1) по формам:

№ 1 (за подписью руководителя организации) — круглосуточное нахождение в зданиях и на территории, в том числе в выходные и праздничные дни;

№ 2 (за подписью заместителя руководителя организации) — в рабочие дни с 8.00 до 20.00.

Удостоверения категорически запрещается передавать кому-либо, предъявлять вне организации как документ, удостоверяющий личность, или оставлять его в качестве залога в других учреждениях (организациях). Они выдаются сроком на пять лет и подлежат перерегистрации не реже одного раза в два года с простановкой условного знака (шифра).

Удостоверения выдаются сотрудникам на основании списков, утвержденных заместителем руководителя организации. Списки составляются по форме:

номер по порядку;

должность;

фамилия, имя, отчество;

наименование образца удостоверения.

Удостоверения выдаются только руководству организации, сотрудникам управлений, отделов.

2.12. Пропуска для прохода в помещения, на территорию орга низации подразделяются на следующие виды:

по срокам действия — постоянные, временные и разовые; по назначению — личные, материальные и транспортные.

Удостоверения и пропуска являются служебными документами, дающими право:

личные — на проход и пребывание на охраняемых территориях и в помещениях организации;

материальные — на ввоз (внос) и вывоз (вынос) оборудования, механизмов, изделий, аппаратуры и других материальных ценностей;

транспортные — на въезд и выезд транспортных средств.

2.13. Пропуска для входа в здание организации выдаются:

2.13.1. Постоянные — сотрудникам организации, принятым на постоянную работу, которым не выдаются удостоверения, сотрудни кам других организаций, находящихся в зданиях организации, а так же учреждений, организаций, подведомственных самой организации.

Постоянные пропуска изготавливаются из плотной бумаги и ламинируются (как вариант — и должны иметь приспособления для крепления к одежде).

Основанием для выдачи постоянного пропуска является:

для сотрудников организации — приказ о приеме данного лица на работу и заявка о выдаче постоянного пропуска на имя начальника Управления делами (Хозяйственного управления и т.п., в зависимости какое подразделение ведет данную работу, далее — Управление делами) организации;

для сотрудников других организаций, находящихся в зданиях, — заявка на имя начальника Управления делами.

Срок действия постоянного пропуска — три года. По истечении срока действия постоянный пропуск подлежит изъятию. При изменении фамилии сотрудника постоянный пропуск изымается и выписывается новый на измененную фамилию;

2.13.2. Временные — лицам, командированным для работы и временно работающим в организации, а также сотрудникам орга низации, утратившим удостоверения (постоянные пропуска), до окончания служебного расследования.

Основанием для выдачи временного пропуска является письменное распоряжение начальника Службы охраны, на заявке на его имя от начальников структурных подразделений организации.

Срок действия временного пропуска — от пяти суток до шести месяцев. До одного месяца эти пропуска могут выдаваться без фотокарточек, а на более длительный период — с фотокарточками.

Временный пропуск без фотокарточки действителен только с предъявлением документа, удостоверяющего личность (паспорта, военного билета, удостоверения личности). На бланках пропусков на месте фотокарточки должна быть надпись: "Действителен по предъявлении удостоверения личности, паспорта, военного билета".

Временные пропуска изготавливаются из прочного и плотного картона. Форма (цвет) временных пропусков меняются ежегодно. При отсутствии различных по цвету или форме бланков временных пропусков разрешается использовать те же бланки, но с обязательным проставлением на них установленных для этих целей условных знаков (шифров).

По истечении срока действия временный пропуск подлежит изъятию;