Требования к помещению

10.9. Требования к помещению.

Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющем лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников организации и представителей других организаций разрешается и осуществляется сотрудником службы безопасности. Перед началом совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств я качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информация. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, так как открытие окон, дверей в ходе проведения совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью. Проведение совещаний в других или неприспособленных помещениях организации (кроме кабинета руководителя организации) не разрешается. В помещении для проведения совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, теле- радиоприемники и др.)- При необходимости они размешаются в соседней, изолированной комнате.

10.10.Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию руко водителя организации и осуществляются одним из сотрудников, готовившим совещание. Магнитный или фотоноситель информа ции для этих целей выдается службой ДИОД под роспись в учет ной форме и возвращается в службу по окончании рабочего дня.

10.11.Доступ участников конфиденциального совещания в по мещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответ ственный организатор совещания при участии службы безопаснос ти в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами.

10.12. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав при сутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помеще нии лиц, в том числе сотрудников данной организации, не имею щих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Необходимо, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости соблюдения режима ограничения распространения информации ограниченного доступа и уточнил, какая конкретно информация является конфиденциальной на данном совещании.

10.13.Ход конфиденциального совещания документируется од ним из готовивших его сотрудников или сотрудником службы ДИОД. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет не посредственно ответственный организатор совещания. Составляе мый протокол (стенограмма) должен иметь гриф ограничения дос тупа необходимого уровня и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной в службе ДИОД. Запись участников хода совещания определяется руководителем, организовавшим со вещание, исходя из содержания той информации, которая оглаша ется. Руководитель имеет право не разрешать участникам совеща ния вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированной в службе ДИОД, с последующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами по месту работы участников совещания.

10.14.При необходимости вызова на проходящее совещание дополнительных лиц (журналистов, консультантов, экспертов, пред ставителей других организаций) факт их участия в совещании фик сируется в протоколе с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.

10.15.Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;

делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования (буфет, туалет, курительная комната);

информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решения и т.п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников организации.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио-или видеозаписи или использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия его направляется организации, представителем которой является данное лицо, или передается руководителю-организатору совещания, если это лицо является сотрудником организации. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается руководителю службы ДИОД для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.

10.16.В процессе совещания его участники не могут оглашать больший объем конфиденциальных сведений, чем это было уста новлено при подготовке совещания, или сообщать сведения, не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфи денциальных сведений регламентируется руководителем, органи зовавшим совещание.

10.17.При проведении переговоров по заключению, продлению или прекращению какого-либо довора сотрудникам организации, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с темой совещания, не допускается.

10.18.По окончании конфиденциального совещания помеще ние, в котором оно проходило, осматривается сотрудниками служ бы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.

10.19.Документы, принятые на совещании, оформляются, под писываются, при необходимости размножаются и рассылаются (пе редаются) участникам совещания в соответствии с требованиями к работе с ДИОД организации. Все экземпляры этих документов дол жны иметь гриф ограничения доступа (конфиденциальности).