Изготовление ДИОД на ПЭВМ, печатание, размножение

7. Изготовление ДИОД на ПЭВМ, печатание, размножение

7.1. ДИОД печатаются на пишущей машинке или составляются на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ) и распечатываются при помощи принтера в зависимости от степени защиты технических средств и программного обеспечения, непосредственным исполнителем.

В случае необходимости печатание документов производится технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.) под ответственность исполнителя документов.

На первом листе лицевой стороны документа в левом нижнем углу (допускается на обороте первого листа) указывается количество отпечатанных экземпляров, их адрес или местонахождение, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дату печатания документа (если документ печатался на принтере средств ЭВТ — дополнительно указывается наименование файла, в котором набиралась информация).

При изготовлении документа не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага, не должны подкладываться под валик пишущего устройства дополнительные листы бумаги. Документы не следует диктовать, наговаривать на диктофон. Окна в помещении целесообразно тонировать или зашторивать. Экран дисплея необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.

Отпечатанные, завизированные и подписанные исходящие (отправляемые) и организационно-распорядительные документы ограниченного доступа (приказы, распоряжения, постановления и тд.) вместе с их черновиками и вариантами передаются в службу открытого делопроизводства для их регистрации. Черновики и варианты уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью

на копии исходящего писма или подлиннике организационно-распорядительного документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Запись производится непосредственно исполнителем или сотрудником структурного подразделения в зависимости от того, где были уничтожены черновики и варианты документа, относящегося к ДИОД.

7.2. Организация работы по изготовлению электронной ДИОД.

Изготовление электронных аналогов бумажных конфиденциальных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для сотрудников централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.

Система утверждается приказом первого руководителя и доводится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого сотрудника организации под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.

Любое санкционированное или несанкционированное обраще ние к информации должно регистрироваться, (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользова телями программное обеспечение с целью обнаружения неутверж- денных или необычных программ. Применение персоналом неут- вержденных (незарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно авто матически стираться.

Закончив работу на ПЭВМ, сотрудник обязан:

перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);

стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;

проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу ДИОД;

блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;

запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.

После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету информация в ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и сотрудника службы ДИОД в карточке учета изданного документа.

В службе ДИОД должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями магнитных носителей ДИОД.

Работа с электронной ДИОД разрешается только при наличии в организации сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети.

7.3. Размножение ДИОД и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя структурного подразделения, в котором работает исполнитель. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе ДИОД за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из ДИОД делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) документов.

Целевое использование сотрудниками копировальной техники следует строго контролировать. Копировальные аппараты могут размещаться в специальном помещении службы конфиденциальной документации и при необходимости в кабинетах руководителей. По окончании рабочего дня эти помещения должны запираться, опечатываться и сдаваться под охрану.

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководства структурного подразделения, подготовившего эти документы. Копирование для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.