Проверка наличия документов и дел

5.9. Проверка наличия документов и дел.

Учет ДИОД позволяет не только обеспечить сохранность документов и организовать по ним контролъно-справочно-ннформаци-онную работу, но и проводить периодические и непериодические проверки наличия документов и дел.

Целью проверки наличия ДИОД является установление фактического соответствия имеющихся документов и дел записям в учетных формах, их сохранности, целостности и комплектности.

Проверка ведется от учетных данных к документам, экземплярам документов, составным частям каждого экземпляра и дел.

Регламентированные, обязательные проверки наличия ДИОД проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Не-регламентированные проверки осуществляются при смене руководителей структурных подразделений, увольнении исполнителя, после выявлении фактов угрозы утечки информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают всю ДИОД организации, то при нерегламентированной проверке ограничиваются частью документации.

Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя организации, курирующий вопросы работы с ДИОД, руководитель службы ДИОД и другие должностные лица. По результатам проверки составляется акт.

Ежедневные проверки документов (самопроверки) проводятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работающими с ДИОД.

О фактах утраты документов и дел либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность руководство организации.

Для расследования факта утраты документов и дел ограниченного доступа установления факта разглашения сведений, содержащихся в ДИОД, приказом назначается комиссия, заключение которой о результатах расследования утверждается руководством организации, создавшим данную комиссию.

6. Использование ДИОД. Организация работы исполнившей с ДИОД

6.1. Руководители и исполнители при работе с ДИОД обязаны:

знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;

предъявлять работнику службы ДИОД числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;

вести учет находящейся у них ДИОД;

ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов, сдавать их на хранение в службу ДИОД;

немедленно сообщать непосредственному руководителю и в службу ДИОД об утере или недодаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов;

сдавать по описи в службу ДИОД все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.

6.2. Все передачи ДИОД руководителям и исполнителям долж ны регистрироваться в карточках учета документов (раздел 5). Прием и выдача документов осуществляется под роспись, что необходимо для установления факта возложения персональной ответственнос ти за документ на конкретных сотрудников.

Хранение дел с ДИОД на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается. Отдельные дела с разрешения службы ДИОД могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

6.3. Руководители, выполняя процедуру рассмотрения докумен тов, решают следующие задачи:

принятие правильного решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;

исключение возможности ознакомления с документом посторонних ляп;

предотвращение возможности хищения или копирования документов посетителями и другими посторонними лицами;

исключение возможности утечки информации по техническим каналам.

Посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе другие руководители и сотрудники организации.

6.4. Сотрудник ДИОД, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:

предотвратить выдачу документов лицу, не имеющему права доступа к нему;

зафиксировать факт передачи документа исполнителю;

обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа;

ознакомить исполнителя только с той частью документа, которая ему адресована;

предотвратить возможность ознакомления с документом постороннего лица при выдаче документа исполнителю и возврате им документа;

обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей.

6.5.Ответственность за сохранность ДИОД и предотвращение утеч ки информации в подразделениях фирмы несут их руководители.

6.6.При работе с ДИОД руководители и исполнители должны быть обеспечены:

постоянным рабочим местом;

личным сейфом (металлическим шкафом) и кейсом для хранения документов;

номерной личной металлической печатью.

Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у руководителя или исполнителя. Дубликаты ключей должны находиться в службе ДИОД.