Экспедиционные работы по поступившим документам

4. Экспедиционные работы по поступившим документам

4.1. В процессе экспедиционной обработки поступившей ДИОД решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

не допустить попадания в организацию документов других пред приятий и организаций;_v

убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;

исключить возможность ознакомления технических работников организации с ДИОД;

исключить возможность ознакомления любых сотрудников организации с ДИОД, имеющими пометку "Лично";

не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.

4.2. Пакеты, конверты, содержащие ДИОД, поступают из поч тового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и организаций, от посетителей. Эти доку менты могут также приходить по факсимильной связи, электрон ной почте, по телеграфной и телетайпной связи.

4.3. Учитывая особенность, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф ограничения доступа (объясняется нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа) вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей информации выполняется квалифицированным сотрудником службы ДИОД, обладающим знаниями структуры организации, функции структурных подразделений и сотрудников, состав и перечень ДИОД. Документы, поступающие но линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности.

Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку "Лично"), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку доступа и не имеющие такой отметки.

Документы второй группы сравниваются с перечнем документов организации, отнесенных к категории ДИОД. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиции перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимой степени конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия графа и условия его снятия, указанные в перечне.

Если документ поступил с грифон ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что организация обязана защищать не только свои тайны, но и тайны всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной организацией.

Вся ДИОД подлежит немедленному учету (раздел 5). Документы, не отнесенные к разряду ДИОД, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов.

5. Регистрация и учет ДИОД. Коттролыю-справочно-регистрационный аппарат

5.1. Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые ДИОД и издания. Документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно. Допускается вести регистрацию и изданий ДИОД в массиве другой несекретной документации. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу в краткой форме, например:

 "ДСП" — "для служебного пользования". Для документов, поступивших из других организаций, имеющих другое обозначение грифа ограничения доступа, во входящих РКФ, к регистрационному входящему номеру добавляется обозначение грифа в краткой форме, например: "КФД" — "конфиденциально" и т.д.

5.2.Дополнительно размноженные экземпляры ДИОД учиты ваются за номером этого документа (издания). Нумерация допол нительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. В размноженных документах в грифе ограничения доступа проставляются номера экземпляров, а в РКФ отмечается количество экземпляров.

5.3.Учет ДИОД предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещении документа по инстанциям, руково дителям и исполнителям в процессе рассмотрения и использова ния документов. Учет этих документов и их хранение всегда цент рализованы в подразделении открытого делопроизводства или службы ДИОД.

Основными целями учета ДИОД являются:

обеспечение их физической сохранности;

формирование контрольно-справочно-информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.

Учет ДИОД документов решает следующие задачи: фиксирование факта поступления или издания документа; фиксирование местонахождения документа;^v

обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;

обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.

Учет изданной ДИОД дополнительно решает следующие задачи:

предотвращение утери черновиков и вариантов документа;

подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;

подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды ДИОД учета:

учет входящих (поступивших) документов; учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых) и внутренних документов;

инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей ДИОД.

При любом виде учета индексирование ДИОД базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года.

К валовому номеру документа может добавляться индекс по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, структурное подразделение — исполнитель и т.п.

Номер поступившего документа, относящегося к ДИОД про ставляется не только во входящем штампе на первом листе доку мента, но и на первом листе каждого приложения в штампе "К вх. № " с указанием даты регистрации. Во входящем штампе до кумента дополнительно проставляется количество листов основно го документа и приложений с указанием грифа ограничения досту па, например: "Кол-во листов: 2 КФД + 5 прил. КФД>. При наличии в поступившем пакете нескольких документов гаттдый из них учи тывается за отдельным номером.

В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента поступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы ДИОД и исполнителя или второго сотрудника этой службы.

При заполнении на документ одного экземпляра учетной карточки возникает необходимость ведения контрольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Напротив учетного номера документа в журнале указывается фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение документа, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполнении на документ двух и более экземпляров карточки функцию контрольного журнала выполняет валовая картотека.

S.4. Контрольно-справочно-информационный аппарат по ДИОД включает в себя:

справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;

валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;

контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;

справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам.

Примечание. Все перечисленные картотеки возможно объединить в одну автоматизированную картотеку при применении средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ) в организации соответственно при разграничении доступа к автоматизированной картотеке пользователей автоматизированной системы информации.

Если на ДИОД ведется справочная картотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть картотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерации документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиденциальной документации рядом или выше ошибочной записи и заверяются его подписью. Вместе с тем журналы и картотеки содервдт в совокупности данные ДИОД, в связи с чем их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

По, минчанин рабочего дня второй сотрудник службы ДИОД проверяет правильность регистрации документов и их наличие. Перодвджяр ДИОД между сотрудниками службы ДИОД фикси руется врфвдаточноы журнале.

5.5. Дан учета изданной ДИОД исполнитель сдает сотруднику службы ДИОД:

всё эюемпляры подписанного руководителем документа;

приложения к документу (при наличии);

черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи.

О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы ДИОД делает отметку в учетных карточках документов, находящихся у исполнителя- Отметка в учетной карточке заверяется визами указанного сотрудника и исполнителя. Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы ДИОД. Например, "Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника ДИОД". Черновики и другие материалы уничтожаются путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному документу должны рассматриваться руководством организации как грубое нарушение по работе с ДИОД и трудовой дисциплины.

Приложения к изданным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета.

5.6.Изданным конфиденциальным организационно-распоряди тельным документам (приказам, распоряжениям, постановлениям) и протоколам присваивается порядковый номер по каждой группе документов с добавлением грифа конфиденциальности.

5.7.Списочный учет.

На списочный учет (минуя карточный учет, указанный выше) берется следующая ДИОД:

не подлежащие подшивке в дела, например, сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графнческие, научно-технические документы, в том числе являющееся приложениями к основным документам, фотографии, рисунка;

изъятые по какой-либо причине из дела и перевежише на выделенное хранение (образовавшие самостоятельное дело), например, документы, доступ к которым имеет более узкий крут лиц;

технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например, дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;

бумажные носители информации для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например, рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с отрывными листами и т.п.;

журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела.

На списочный учет после заполнения справочных картотек может браться вся ДИОД, если объем ее не велик.

Картотека (журнал) списочного учета ДИОД ведется непрерыв но. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Спи сочный номер указывается на документе в верхнем левом углу пер вого листа, например: "Спис. № и дата". Одновременно может

формироваться электронный справочный массив по документам.

Поставленные на списочный учет технические носители информации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: списочного номера, индекса или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи делаются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стойкость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии.

5.8. Автоматизированный учет ДИОД. Автоматизированный учет ДИОД включает в себя следующие процедуры:

ввод в систему исходных сведений о документах и формирование электронной картотеки;

контроль правильности внесения записей и их соответствие учитываемым документам;

распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);

распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.

В электронный журнал документы вносятся в хронологической последовательности Их поступления в службу ДИОД. Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функцию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:

описью ДИОД;

страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи иди уничтожения электронного журнала.

Автоматизированная система учета реализует функцию контрольного, справочного и поискового обслуживания пользователей.

Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал (картотеку), который выполняет в данном случае роль контрольного журнала (картотеки). По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведении о документе, которая помешается в традиционную картотеку вместо находившейся тан распечатки исходных сведений о документе.

Выдача документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, списочного учета) могут также выдаваться под роспись в распечатке учета выдачи документа.