Складской учет запасов и документальное оформление

7.1.15. Складской учет запасов и документальное оформление

7.1.15.1. Общие положения по организации складского учета запасов

Уровень учета товарно-материальных запасов неразрывно связан с состоянием и организацией складского и весоизмерительного хозяйства, что обеспечивается руководством филиала.

Необходимыми требованиями к складскому хозяйству являются:

-  оснащение складских помещений техническими средствами охраны, автоматической и пожарной защитой и пожарной сигнализацией;

-  оснащение мест хранения материалов необходимыми весовыми средствами, измерительными приборами и мерной тарой.

-  оформление материальной ответственности путем заключения Договора о материальной ответственности, который обязывает материально-ответственных лиц возмещать ущерб, возникающий вследствие недостач, порчи, хищений товарно-материальных ценностей. Договор заключается только с теми работниками, должности и профессии которых включены в Перечень, утверждаемый Коллективным договором.

7.1.15.2. Основные документы, фиксирующие движение запасов

Движение запасов оформляется следующими типовыми формами первичного учета, утвержденными приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 19 марта 2004 г. №128:

-  доверенность (типовая форма ТМЗ-1а, которая применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных ценностей;

-  приходный ордер (типовая форма ТМЗ-3), применяемый для оформления поступающих материалов от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется материально-ответственным лицом в день поступления товарно-материальных запасов на склад;

-  акт о приемке товарно-материальных запасов (типовая форма ТМЗ-4), применяемый для оформления приемки материалов, имеющих расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков или поступающих без документов, который составляется в двух экземплярах комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителем незаинтересованной организации. После приемки товарно-материальных запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой – для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении операций по поступлению товарно-материальных запасов, содержащих драгоценные металлы и камни. Одновременно с актом ф. ТМЗ-4 оформляется «Акт о недостачах и потерях товарно-материальных запасов в процессе заготовления, хранения и в производстве» (типовая форма ТМЗ-4а, приложение №35 к Учетной политике);

-  акт о недостачах и потерях товарно-материальных запасов в процессе заготовления, хранения и в производстве (типовая форма ТМЗ-4а, приложение №35 к Учетной политике), который является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов и возмещения их стоимости за счет виновных. Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами. Первый экземпляр отправляется в бухгалтерию, второй остается в подразделении;

-  акт о порче, бое, ломе товарно-материальных запасов (типовая форма ТМЗ-4б) - применяется для учета товарно-материальных запасов, подлежащих списанию в следствии допущенной в организации порчи, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственных лиц потерь товарно-материальных запасов. Второй экземпляр остается в подразделении;

-   акт о приемке оборудования (типовая форма ТМЗ-8) – применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах приемной комиссией. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад, акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру;

-  акт о выявленных дефектах оборудования (типовая форма ТМЗ-10) – составляется при выявлении дефектов оборудования, поступающего на склад. Акт обязательно должен быть приложен к «акту о приемке оборудования» (ф. ТМЗ-8);

-  акт приемки-передачи оборудования в монтаж (типовая форма ТМЗ-9) – составляется при передаче оборудования со склада в монтаж;

-  лимитно-заборная карта (ф. М-8) применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых в производственной деятельности Компании, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов (норм) на производственные нужды, которая является документом для списания запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются плановым (экономическим) отделом на каждый цех ежемесячно и утверждаются директором, после чего передаются на склад. При этом соблюдается принцип нормирования основных запасов, по которым нормы утверждены Компанией. В лимитно-заборной карте расписывается материально-ответственное лицо, установленное по цеху (участку) в каждом отдельном случае получения материалов и завскладом. По окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию как основание для списания материалов со склада.

Сверхлимитный отпуск материалов оформляется Требованием (ф. М-10), которые выписываются на основании рапорта (служебной записки) руководителя цеха, участка, подписывается директором филиала и гл. бухгалтером;

-  заборные карты – применяемые при отпуске ГСМ водителям. Заборные карты открываются на каждого водителя, с указанием номера и марки автомобиля, по которой кладовщиком производится отпуск ГСМ с указанием количества и даты, что подтверждается росписью водителя в каждом отдельном случае;

-  накладная на внутреннее перемещение (ф. М-15), которая применяется для учета движения запасов внутри Компании;

-  Акт об оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий, сооружений и других списываемых основных средств (типовая форма ТМЗ-11) – применяется для оприходования запасов вторичного использования, полученных от демонтажа и разборки;

-  Требование – оформляется при выписке спецодежды работникам, в которых указывается норма. Требование подписывается директором, гл. бухгалтером и ответственным работником по технике безопасности.